Процедура проведення екологічного аудиту

Законодавча та нормативна бази проведення екологічного аудиту

Стандарти ISO серії 14000 встановлюють загальні вимоги до побудо­ви системи управління навколишнім середовищем (ISO 14001, ISO 14004) та до аудиту цих систем, у тому числі до екологічного аудиту.

Разом з тим повинні бути чітко нормовані екологічні характеристики об’єктів впливу (повітря, води, ґрунту, флори, фауни, тощо), відповідні методи та засоби контролю їх стану (вимірювань, випробувань, аналізу), а також регламентовані всі процедури оцінювання та підтвердження відпові­дності стану об’єктів впливу, елементів системи управління нормованим чи регламентованим вимогам.

Усе це вимагає створення сучасної нормативної бази щодо якості об’єктів впливу, правил та процедур сертифікації систем управління навко­лишнім середовищем, правил та процедур проведення екологічного ауди­ту, акредитації відповідних органів з сертифікації, органів з атестації ауди­торів та інших експертів.

У зв’язку з цим необхідно узгодити чинні в Україні нормативні вимоги:

• з вимогами стандартів ISO щодо якості повітря, води, ґрунтів, а також щодо методів контролю якості;

• з настановами ISO, Директивами ЄС щодо вимог до органів сертифі­кації, атестації, акредитації;

• з правилами ISO (Настанова 64) з включення екологічних вимог до стандартів на продукцію (послуги);

• з вимогами нормативних документів міжнародних та європейських організацій щодо класифікації, визначення характеристик, правил по­водження з небезпечними та іншими відходами (за видами економіч­ної діяльності, природними явищами) та контролю їх параметрів.

• Доцільно також якнайширше застосовувати метод прямого впроваджен­ня міжнародних та європейських стандартів для об’єктів стандартизації. Загальні кваліфікаційні вимоги до аудиторів та правил їх діяльності

вказані в стандартах ISO 14010, ISO 14011, ISO 14012. Для створення базо­вого складу менеджерів, аналітиків, проектантів та аудиторів потрібно ор­ганізувати їх підготовку на базі найбільш підготовленої до цієї діяльності установи з залученням до цього авторитетних висококваліфікованих фахів­ців.

• розробити та затвердити комплекс навчальних програм та планів;

• розробити посібники, довідники, відеофільми, інші навчальні засоби;

• встановити правила відбору кандидатів, форму та засоби стимулюван­ня підготовки, підвищення кваліфікації (чи перекваліфікації). Стажування фахівців доцільно проводити на підприємствах, що

впроваджують екологічний аудит, у зарубіжних органах з сертифікації, у консультативних фірмах.

Підготовка аудиту

План аудиту. Розроблений план аудита повинен бути гнучким для того, щоб уможливити внесення істотних змін на основі інформації, зі­браної в ході аудиту і забезпечити можливість ефективного використання ресурсів. План повинен включати:

а) мету і сферу поширення аудиту;

б) критерії аудиту;

в) ідентифікацію підрозділів і функцій об’єктів, що підлягають аудиту;

г) ідентифікацію посад і/чи функцій окремих осіб у рамках організацій­ної структури об’єкту аудиту;

д) ідентифікацію елементів об’єкту аудиту, що вважаються пріоритетни­ми при проведенні аудиту;

е) методики проведення аудиту елементів об’єкту аудиту з обліком його організаційної структури;

ж) робочу мову і мову, на якій складається звіт про аудит;

и) ідентифікацію документів, на які посилаються;

к) запланований час і тривалість виконання основних функцій у рамках процесу аудиту;

л) дату і місце проведення аудиту;

м) ідентифікацію членів аудиторської групи;

н) графік проведення засідань за участю керівництва об’єкту аудиту;

п) вимоги конфіденційності;

р) зміст і форму представлення звіту, заплановані дати випуску і поши­рення звіту про аудит;

с) вимоги до збереження документів.

У випадку, якщо об’єкт аудиту заперечує деякі пункти плану ауди­ту, то такі заперечення повинні бути доведені до відома ведучого аудито­ра. Вони повинні бути усунуті шляхом консультацій між ведучим ауди­тором, об’єктом аудиту і замовником до початку аудиту. План аудиту повинен бути погоджений зацікавленими сторонами до (чи під час) проведення аудита.

Предмет екоаудиту — встановлена екологічна діяльність, захід, умова, система управління навколишнім середовищем і(чи) інформація з цих питань.

Критерії, доказ та дані екоаудиту — політика, практика, методики, вимоги, керуючись якими аудитор зіставляє зібрані під час аудиту докази щодо предмета аудиту.

До вимог можуть відноситися, але не обмежуватися ними, вимоги стандартів, провідних указівок, встановлені організаційні вимоги, а також вимоги законодавчих і(чи) нормативних актів.

Доказом аудиту є інформація, протоколи, інші констатації фактів, що можуть бути перевірені. Доказ аудиту, що може бути якісним чи кількіс­ним, використовується аудитором для визначення того, чи задовольняють­ся критерії аудита. Доказ аудиту, як правило, збирається шляхом інтерв’ю, вивчення документів, спостереженням за діяльністю і її умовами, одержан­ня наявних даних результатів вимірів і (чи) іспитів, іншими способами в рамках сфери поширення аудита.

Дані аудиту — це результати оцінювання зібраних доказів аудита, зіставлені з зібраними критеріями аудита. Дані аудиту є основою звіту про аудит.

Робочі документи. До робочих документів, що потребуються для спрощення виконуваних аудитором досліджень, можуть відноситися:

а) форми для документування доказів і даних аудиту;

б) методики і переліки контрольних питань, що повинні використовува­тися для оцінювання елементів системи;

в) протоколи засідань.

Робочі документи повинні зберігатися, щонайменше, до завершення аудиту, а ті, котрі містять конфіденційну чи приватну інформацію, повинні бути належним чином захищені членами аудиторської групи від несанкціо­нованого доступу.

Аудиторська група — група аудиторів чи один аудитор, призначені для здійснення визначеного екоаудиту. Один аудитор зі складу аудиторсь­кої групи виконує функцію ведучого (головного) аудитора.

Процес вибору членів до складу аудиторської групи повинний забез­печувати гарантію того, що вони володіють усіма теоретичними знаннями і практичним досвідом, необхідними для проведення аудиту.

а) кваліфікаційні вимоги, встановлені в ДСТУ ISO 14012;

б) вид організації, процесів, діяльності і функцій, що підлягають аудиту;

в) кількість членів аудиторської групи, їхній рівень володіння мовою і компетентність;

г) будь-яке потенційно можливе зіткнення інтересів між членами ауди­торської групи й об’єктом аудиту;

д) вимоги замовників, а також органів по сертифікації/реєстрації й акредитації.

До складу аудиторської групи також можуть входити технічні експер­ти й аудитори-стажисти на підставах, прийнятних для замовника, об’єкту аудиту і ведучого аудитора.

Ведучий аудитор з екології — особа, кваліфікована для здійснення екологічних аудитів і виконання відповідних функцій управління.

Кваліфікаційні вимоги до ведучого аудитора з екології викладені в ДСТУ ISO 14012.

Ведучий аудитор відповідає за забезпечення ефективного і результа­тивного проведення і завершення аудита в рамках сфери поширення та плану аудиту, погоджених із замовником.

Крім того відповідальність і діяльність ведучого аудитора повинні охоплювати:

а) проведення консультацій із замовником і об’єктом аудиту, якщо це доречно, при визначенні критеріїв і сфери аудита;

б) одержання відповідної вихідної інформації, необхідної для виконання задач аудиту, таких як докладні зведення про види діяльності об’єкта аудита, продукції, послуг, місцезнаходження і безпосереднього ото­чення, а також докладні зведення про попередні аудити;

в) визначення рівня можливостей дотримання вимог до екологічного аудиту, встановлених у ДСТУ ISO 14010;

г) формування аудиторської групи, з врахуванням потенційно можливих зіткнень інтересів і необхідності узгодження її складу з замовником;

д) керівництво діяльністю аудиторської групи відповідно до провідних указівок ДСТУ ISO 14010 і сучасним стандартам;

е) розробку плану аудиту з належною консультацією з замовником, об’єктом аудиту і членами аудиторської групи;

ж) представлення остаточного плану аудиту аудиторській групі, об’єкту аудита і замовнику;

и) координацію розробки робочих документів, деталізованих методик і інструктаж аудиторської групи;

к) сприяння рішенню будь-яких проблем, що виникають при здійсненні аудиту;

л) установлення випадків, коли досягнення цілей стає неможливим, і повідомлення замовника й об’єкта аудиту про відповідні обставини;

м) представлення інтересів аудиторської групи на нарадах з об’єктом аудиту до, під час і після аудиту;

н) оперативне повідомлення об’єкта аудиту про дані аудиту, що свідчать про істотні невідповідності;

п) представлення чітких і обґрунтованих звітів про аудит замовнику в термін, погоджений у рамках плану аудиту;

р) підготовку рекомендацій з удосконалення системи управління навко­лишнім середовищем, якщо це погоджено в рамках сфери поширення аудиту.

Аудитор з екології — особа, кваліфікована для здійснення екологіч­них аудитів.

Кваліфікаційні вимоги до аудитора з екології викладені в ДСТУ ISO 14012.

Відповідальність і діяльність аудитора повинні охоплювати:

а) виконання вказівок ведучого аудитора і підтримку його діяльності;

б) планування, об’єктивне, ефективне і результативне виконання дору­ченого завдання в рамках сфери поширення аудита;

в) збір і аналіз відповідних і достатніх доказів аудиту для одержання даних аудиту і формулювання висновків аудиту;

г) розробку робочих документів під керівництвом ведучого аудитора;

д) документальне оформлення, індивідуальне отриманих даних аудиту;

е) надійне збереження документів, пов’язаних з аудитом, і повернення цих документів за вимогою;

ж) надання допомоги в складанні звіту про аудит.

Належні професійні якості екоаудиторів. При проведенні екологічно­го аудиту аудитори повинні виявляти передбачливість, старанність, уміння і розважливість, очікувані від будь-якого аудитора в подібних обставинах.

Відносини між членами аудиторської групи і замовником повинні ґрунтуватися на конфіденційності й обачності. Якщо інше не передбачено законом, то члени аудиторської групи не повинні розголошувати інформа­цію чи документи, отримані під час аудиту, чи передавати підсумковий звіт будь-якій третій стороні без чітко вираженої згоди з боку замовника і, якщо це доречно, згоди з боку об’єкта аудиту. Аудитор повинен дотриму­ватись методики щодо забезпеченню якості аудиту.

Розподіл обов’язків між членами аудиторської групи. За кожним членом аудиторської групи повинні бути закріплені визначені елементи, функції чи види робіт, і йому повинні бути представлені інструкції щодо методик аудиту, яких необхідно дотримуватись. Такий розподіл обов’язків повинен здійснювати ведучий аудитор, проводячи консультацію з тими членами аудиторської групи, яких це стосується. В ході аудиту ведучий ау­дитор може вносити зміни в існуючий розподіл завдань для забезпечення оптимальної реалізації цілей аудиту.

Технічний експерт — особа, що здійснює конкретну допомогу ауди­торській групі, використовуючи власні знання чи досвід, але не бере участь у її діяльності як аудитор.

Замовник — організація, що доручає здійснення аудиту. Замовником може бути сам об’єкт аудиту, чи будь-яка інша організація, що має на це встановлене законом чи нормативним актом право, та право доручати здійснення аудиту іншій організації на контрактних умовах.

Відповідальність і діяльність замовника повинні охоплювати:

а) визначення потреби в аудиті;

б) встановлення і підтримка зв’язків з об’єктом аудиту для сприяння йо­го всебічному співробітництву під час аудиту, організацію початку процесу аудиту;

в) визначення цілей аудиту;

г) вибір ведучого аудитора чи організації-виконавця аудиту і, якщо це доречно, схвалення складу аудиторської групи;

д) надання відповідних повноважень і ресурсів для проведення аудиту;

е) проведення консультацій з ведучим аудитором з метою визначення сфери поширення аудиту;

ж) схвалення критеріїв аудиту системи;

и) схвалення плану аудиту;

к) прийом звіту про аудит і визначення порядку його поширення.

Відповідальність і діяльність об’єкта аудиту повинні охоплювати:

а) належне інформування працівників про цілі і сферу поширення аудиту;

б) надання засобів, необхідних аудиторській групі, з метою забезпечен­ня ефективності і результативності процесу аудиту;

в) призначення відповідального і компетентного персоналу для допо­моги членам аудиторської групи, виконання ролі супровідних осіб на місцях аудиту, а також для забезпечення ознайомлення членів ау­диторської групи з діючими в організації вимогами щодо охорони здоров’я, безпеки й іншими відповідними вимогами;

г) забезпечення доступу до засобів, персоналу, що надає інформацію і протоколів на прохання аудиторів;

д) співробітництво з аудиторською групою для забезпечення можливості досягнення мети аудиту;

е) одержання копії звіту про аудит, якщо тільки немає спеціального заперечення з боку замовника.

Вимоги до екологічного аудиту

Екологічний аудит повинен бути спрямований на чітко визначений і документально оформлений предмет. Сторона (и), відповідальна за цей предмет, також повинна бути чітко ідентифікована, а її статус докумен­тований.

До здійснення екоаудита варто приступати тільки за умови, коли піс­ля консультації з замовником, яку веде аудитор, встановлено що:

• мається достатня і надійна інформація про предмет аудиту;

• маються адекватні ресурси для здійснення процесу аудиту;

• об’єкт аудиту готовий сприяти процесу аудиту.

Сфера поширення аудиту

Аудит повинен Грунтуватися на цілях і задачах, визначених замов­ником. Ведучий аудитор, консультуючись з замовником, визначає сферу поширення аудиту таким чином, щоб вона відповідала цілям ау­диту. При визначенні сфери поширення повинні, як правило, проводи­тися консультації з об’єктом аудиту. Внесення будь-яких подальших змін щодо сфери поширення аудиту повинне здійснюватися за згодою замовника і ведучого аудитора. Сфера поширення визначає ступінь і межі аудиту.

Про цілі, задачі і сферу поширення повинен бути сповіщений об’єкт аудиту до початку аудиту. Ресурси, надані для здійснення аудиту, повинні бути достатніми, щоб відповідати сфері його поширення.

Об’єктивність, незалежність і компетентність

З метою забезпечення об’єктивності аудиту, а також його даних і будь-яких висновків члени аудиторської групи повинні бути незалежними від видів діяльності, аудит яких вони здійснюють. Вони повинні бути об’єктивними, а також вільними від упередженості і зіткнення інтересів протягом усього процесу.

Залучення до складу аудиторської групи своєї чи сторонньої організа­ції здійснюється за розсудом замовника. Член аудиторської групи, обраний з числа працівників організації, не повинний бути підлеглий тим, хто без­посередньо відповідає за предмет, аудит якого здійснюється.

Члени аудиторської групи повинні володіти належною сукупністю знань, навичками і досвідом, необхідними для виконання пов’язаних з аудитом обов’язків.

Початкове засідання

Мета початкового засідання є:

а) представлення членів аудиторської групи керівництву об’єкта аудиту;

б) аналіз цілей, сфери поширення і плану аудиту, а також узгодження розкладу процесу аудиту;

в) стислий виклад методів і методик, що повинні бути використані при проведенні аудиту;

г) налагодження офіційних каналів обміну інформацією між аудиторсь­кою групою і представниками об’єкта аудиту;

д) підтвердження наявності ресурсів і засобів, необхідних аудиторській групі;

е) підтвердження дати і часу проведення заключного засідання;

ж) установлення форм сприяння і співробітництва з боку об’єкту аудиту; и) аналіз відповідності встановленим умовам процедур оперативної

допомоги аудиторській групі на місцях.

Вірогідність даних і висновків аудиту

Процес здійснення екологічного аудиту повинен бути розроблений таким чином, щоб замовник і аудитор могли бути впевнені в досягненні очікуваного рівня довіри до вірогідності даних аудиту і будь-яких виснов­ків аудиту.

Докази, зібрані при проведенні екологічного аудиту, неминуче будуть складати тільки частину наявної інформації частково через те, що екологіч­ний аудит проводиться протягом обмеженого періоду часу і за умов об­межених ресурсів. Тому всім екологічним аудитам притаманний елемент невизначеності і всі користувачі результатів екологічних аудитів повинні це усвідомлювати.

Аудитор з екології повинен брати до уваги обмеження щодо збору до­казів аудиту, а також можливість присутності елемента невизначеності в даних аудиту й у будь-яких висновках аудиту і повинний враховувати ці фактори при плануванні і здійсненні аудиту.

Аудитор з екології повинен докладати всі зусилля для одержання достат­ніх доказів аудиту для того, щоб були враховані окремі істотні дані аудиту і сукупності менш істотних даних, що впливають на будь-які висновки аудиту.

Звіт про екологічний аудит

Дані аудиту і(чи) зведена інформація про них повинні бути передані замовнику у вигляді письмового звіту. Об’єкт аудиту повинен одержати копію звіту про аудит, якщо тільки не буде спеціального заперечення з боку замовника.

Пов’язана з аудитом інформація, що представляється в звіті про аудит, повинна містити такі дані (але не обмежуватися ними):

а) ідентифікацію організації, аудит якої проведений, і замовника;

б) погоджені цілі, задачі і сферу поширення аудиту;

в) погоджені критерії, відповідно до яких проводиться аудит;

г) період, охоплений аудитом, і дату проведення аудиту;

д) ідентифікацію членів аудиторської групи;

е) ідентифікацію представників об’єкта аудиту, що приймали участь в аудиті;

ж) повідомлення про конфіденційний характер змісту;

и) перелік адрес для поширення звіту про аудит;

к) стиснутий виклад ходу процесу аудиту, включаючи будь-які перешкоди,

з якими зіштовхнулися аудитори;

л) висновки аудиту.

Ведучий аудитор, консультуючись з замовником, повинен визначи­ти, які з цих даних разом з іншими додатковими зведеннями варто вклю­чити в звіт.

Звичайно саме замовник чи об’єкт аудиту повинні відповідати за визначення будь-якої коригувальної дії, необхідність якої випливає з даних аудиту. Однак аудитор також може давати рекомендації у випадку попе­редньої домовленості з замовником.

Поширення звіту про екологічний аудит

Звіт про аудит повинен бути відправлений замовнику ведучим ауди­тором. Порядок поширення звіту про аудит повинен визначатися замовни­ком відповідно до плану аудиту. Об’єкт аудиту повинен одержати копію звіту про аудит, якщо тільки немає спеціального заперечення з боку замов­ника. Для поширення звіту в інші місця потрібен дозвіл з боку об’єкта аудиту. Звіт про аудит є власністю замовника. Тому аудитори і всі одер­жувачі звіту повинні дотримувати вимоги конфіденційності щодо звіту і належним чином забезпечувати її.

Звіт про аудит повинен бути представлений протягом погодженого періоду часу відповідно до плану аудиту. Якщо це неможливо, то офіційно варто повідомити як замовника, так і об’єкт аудиту про причини затримки й установити нову дату його представлення.

Заключне засідання.

Після завершення фази збору доказів екологічного аудиту і до підго­товки звіту про аудит аудиторська група повинна провести засідання з керівництвом об’єкту аудиту і тих його представників, що відповідають за функції, аудит яких був проведений. Головною метою цього засідання є представлення даних аудиту об’єкту аудиту таким чином, щоб забезпечити їхнє чітке розуміння й одержати підтвердження встановлених фактів, на підставі яких формувалися дані аудиту.

Незгоди і розбіжності повинні бути усунуті, по можливості до того, як ведучий аудитор завершить звіт. Остаточні рішення щодо відомості і ви­кладу даних аудиту є прерогативою ведучого аудитора, хоча об’єкт аудиту і замовник можуть, як і раніше, не погоджуватися з цими даними.

Завершення аудита.

Аудит завершується, як тільки будуть закінчені усі види робіт, вста­новлені в плані аудиту.

Збереження документів

Усі робочі документи, проект звіту й остаточний звіт, пов’язані з аудитом, повинні зберігатися за узгодженням між замовником і об’єктом аудиту, а також відповідно до установлених вимог.

7.4.