<<
>>

2. Основные правила организации документооборота в организации (учреждении)

Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов.

В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются: оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей. Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении) Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов. Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе. Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов ( например запросы в другие организации). Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.
<< | >>
Источник: Документоведение и делопроизводство. Лекции.

Еще по теме 2. Основные правила организации документооборота в организации (учреждении):

  1. ТЕМА 4. Правовое регулирование учреждения и прекращения деятельности кредитных организаций.
  2. По делу о проверке конституционности не вступившего в силу Международного договора Российской Федерации — протокола о присоединении Российской Федерации к Марракешскому соглашению об учреждении Всемирной торговой организации
  3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАЗРАБОТКИ И ВНЕДРЕНИЯ АСУ
  4. 9.1.ОРГАНИЗАЦИЯ И МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ЗАНЯТИЙ ПО АВАРИЙНО-СПАСАТЕЛЬНОЙ ПОДГОТОВКЕ
  5. УСТАВ ОБЩЕРОССИЙСКОЙ НЕГОСУДАРСТВЕННОЙ НЕКОММЕРЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ «ФЕДЕРАЛЬНАЯ ПАЛАТА АДВОКАТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» ПРИНЯТ I ВСЕРОССИЙСКИМ СЪЕЗДО
  6. ОБ ОБЩИХ ПРИНЦИПАХ ОРГАНИЗАЦИИ ЗАКОНОДАТЕЛЬНЫХ (ПРЕДСТАВИТЕЛЬНЫХ) И ИСПОЛНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ВЛАСТИ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
  7. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОРГАНИЗАЦИИ ИСПОЛНЕНИЯ АДВОКАТАМИ ТРЕБОВАНИЙ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА О ПРОТИВОДЕЙСТВИИ ЛЕГАЛИЗАЦИИ (ОТМЫВАНИЮ) ДОХОДОВ, ПОЛУЧЕННЫХ ПРЕСТУПНЫМ ПУТЕМ, И ФИНАНСИРОВАНИЮ ТЕРРОРИЗМА
  8. 16. Принципы, определяющие независимость судебной власти и организацию суда (судоустройственные принципы)
  9. 1.2.2. Соотношение ответственности юридического лица и должностного лица организации.
  10. 4. Предмет доказывания. Доказательства. Подводные камни оценки доказательств. Проблемы составления протокола о правонарушении в присутствии лица, не являющегося представителем организации.
  11. По жалобе некоммерческой организации «Коллегия адвокатов “Регионсервис”» на нарушение конституционных прав и свобод положениями пункта 1 статьи 93 и пункта 2 статьи 126 Налогового кодекса Российской Федераци
  12. По делу о проверке конституционности части 5 статьи 59 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации в связи с запросами Государственного Собрания — Курултая Республики Башкортостан, губернатора Ярославской области, Арбитражного суда Красноярского края, жалобами ряда организаций и граждан
  13. Гордейко Сергей Васильевич. АНАЛИЗ ФОРМИРОВАНИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УНИТАРНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ (НА ПРИМЕРЕ СТРОИТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ МИНИСТЕРСТВА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ). Диссертация на соискание ученой степени кандидата экономических наук. Москва - 1997, 1997
  14. ПРАВИЛА ПОВЕДЕНИЯ АДВОКАТОВ В ИНФОРМАЦИОННО­ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННОЙ СЕТИ «ИНТЕРНЕТ»
  15. 2. Правила назначения административного наказания
  16. О признании недействующим первого предложения пункта 83 Правил внутреннего распорядка исправительных учреждений, утвержденных Приказом Минюста России от 3 ноября 2005 г. № 205, в части слов «по их заявлениям
  17. ПРАВИЛА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ АДМИНИСТРАЦИЕЙ МЕСТА СОДЕРЖАНИЯ ПОД СТРАЖЕЙ ЗАЩИТНИКУ ПО ЕГО ТРЕБОВАНИЮ ПЛАТНЫХ УСЛУГ ПО КОПИРОВАНИЮ МАТЕРИАЛОВ УГОЛОВНОГО ДЕЛА
  18. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ, КАСАЮЩИЕСЯ РОЛИ ЮРИСТОВ
  19. ПРАВИЛА ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЙ КВАЛИФИКАЦИОННЫМИ КОМИССИЯМИ И СОВЕТАМИ РЕГИОНАЛЬНЫХ АДВОКАТСКИХ ПАЛАТ В СЛУЧАЕ РАВЕНСТВА ГОЛОСОВ ПРИ ГОЛОСОВАНИИ
  20. Лекция №1 Основные этапы развития антропологии