4. Составление описей

Еще по теме 4. Составление описей:

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел.

Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел.1 На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел. Описи составляются отдельно на: - дела постоянного хранения; - дела временного (свыше 10 лет) хранения; - дела по личному составу и иные однотипные дела; - на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.); - служебные ведомственные издания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурная. Например: 1998год 1999 год Канцелярия Канцелярия Отдел кадров Отдел кадров Отдел маркетинга Отдел маркетинга Бухгалтерия Бухгалтерия Отдел труда и Отдел труда и заработной платы заработной платы Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством. Внутри каждой структурной части дела располагаются в порядке значимости содержащихся в них документов по такой примерной схеме: - приказы, распоряжения, указания вышестоящих учреждений, относящиеся к основной деятельности; - приказы, протоколы и другие распорядительные документы учреждения; - планы, сметы; - отчеты, балансы; - доклады, переписка и т.д. Внутри каждой группы дела систематизируются по значимости вопросов, хронологии или алфавиту.

Дела по личному составу систематизируются отдельно, так как на них составляется самостоятельная опись. При большом объеме специальной документации - технической, технологической, рационализаторских предложений - на нее так же составляются отдельные описи. В описание каждого дела входит: - порядковый номер; - индекс дела; - заголовок дела - дата - количество листов - примечания.

УТВЕРЖДАЮ

Наименование

должности

Руководителя

структурного

Подразделения

Подпись Расшифровка

Подписи

Дата

ОПИСЬ №

В данную опись внесено __________дел с № ________ по

№ _________ , в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи Подпись Расшифровка подписи

Дата

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела. В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

<< | >>

↑

Источник: Документоведение и делопроизводство. Лекции.

Индекс дела (тома, части)

Заголовок дела (тома, части)

Дата дела (тома, части)

Кол-во листов в деле (томе, части)

Срок хранения дела (тома, части)

Примечание

- Гидравлика и гидропривод - Документоведение, делопроизводство -