2. Оформление дел
Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.1 Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год.
После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: " подшивку или переплет дела; " нумерацию листов в деле; " составление заверительной надписи дела; " составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; " внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.) (Схема № 22).Схема № 21 Полное оформление дел 
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками. При наличии в деле особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовые книжки, документы об образовании), они вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. В конце каждого дела подшивается чистый бланк формы для заверительной надписи, а в начале дела - бланк-формы для внутренней описи документов.
Документы, включенные в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации, составляется заверительная надпись дела. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне листа запрещается. Форма листа-заверителя дела дана в приложении к "Основным видам государственных архивов", "Основным правилам работы ведомственных архивов". Формы не идентичны, но состав информации, вносимой в формы, одинаков.Форма листа-заверителя
| ЛИСТ- ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № В деле подшито и пронумеровано 234 (двести тридцать четыре) л. + 2л. внутренней описи, в том числе литерные листы 98а,124а, 124б. Лист 117 имеет физические повреждения - разрыв и склейка. Секретарь Подпись Ф.И.О. Дата |
Для дел с особо ценными документами, личными, судебными и следственными, дел о присуждении ученых степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.п. при подготовке к сдаче в архив составляется ,если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заготовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации. В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.
Еще по теме 2. Оформление дел:
- 1.Формирование и оформление дел
- ТЕМА 11. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К ПЕРЕДАЧЕ И ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ ДЛЯ ДАЛЬНЕЙШЕГО ХРАНЕНИЯ
- О сроках рассмотрения судами Российской Федерации уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях
- 1. Номенклатура дел
- 2. Виды номенклатур дел
- 4. Заголовки и их составление в номенклатуре дел
- 5. Порядок составления и утверждения номенклатуры дел
- 2. Организация оперативного хранения дел
- Порядок рассмотрения дел
- 6. Требования к заполнению формы номенклатуры дел
- Тема №10 Подсудность гражданских дел.
- 6. Таможенное оформление и декларирование товаров
- 3. Оформление обложки дела
- Вопрос 9. Оформление протокола
- 6. Установление сроков хранения дел
- Тема №9. Подведомственность гражданских дел.
- 37 Процессуальный порядок рассмотрения дел, возникающих из административных правоотношений.
- Вопрос 3. Оформление указаний
- 20. Круг административных дел, подведомственный арбитражным судам.