<<
>>

2. Оформление дел

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.1 Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: " подшивку или переплет дела; " нумерацию листов в деле; " составление заверительной надписи дела; " составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; " внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.) (Схема № 22).

Схема № 21 Полное оформление дел

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками. При наличии в деле особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовые книжки, документы об образовании), они вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. В конце каждого дела подшивается чистый бланк формы для заверительной надписи, а в начале дела - бланк-формы для внутренней описи документов. Документы, включенные в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, черным графическим карандашом или нумератором. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации, составляется заверительная надпись дела. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне листа запрещается. Форма листа-заверителя дела дана в приложении к "Основным видам государственных архивов", "Основным правилам работы ведомственных архивов". Формы не идентичны, но состав информации, вносимой в формы, одинаков.

Форма листа-заверителя

ЛИСТ- ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА №

В деле подшито и пронумеровано 234 (двести тридцать четыре) л.

+ 2л. внутренней описи,

в том числе литерные листы 98а,124а, 124б.

Лист 117 имеет физические повреждения - разрыв и склейка.

Секретарь Подпись Ф.И.О.

Дата

Для дел с особо ценными документами, личными, судебными и следственными, дел о присуждении ученых степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.п. при подготовке к сдаче в архив составляется ,если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заготовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации. В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифрами и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи. Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело.

<< | >>
Источник: Документоведение и делопроизводство. Лекции.

Еще по теме 2. Оформление дел:

  1. О сроках рассмотрения судами Российской Федерации уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях
  2. ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМЕ, ПОРЯДКУ ОФОРМЛЕНИЯ И НАПРАВЛЕНИЯ АДВОКАТСКОГО ЗАПРОСА
  3. О ПОРЯДКЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ РЕЗИДЕНТАМИ И НЕРЕЗИДЕНТАМИ УПОЛНОМОЧЕННЫМ БАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ИНФОРМАЦИИ, СВЯЗАННЫХ С ПРОВЕДЕНИЕМ ВАЛЮТНЫХ ОПЕРАЦИЙ, ПОРЯДКЕ ОФОРМЛЕНИЯ ПАСПОРТОВ СДЕЛОК, А ТАКЖЕ ПОРЯДКЕ УЧЕТА УПОЛНОМОЧЕННЫМИ БАНКАМИ ВАЛЮТНЫХ ОПЕРАЦИЙ И КОНТРОЛЯ ЗА ИХ ПРОВЕДЕНИЕМ
  4. Тема №10 Подсудность гражданских дел.
  5. Тема №9. Подведомственность гражданских дел.
  6. 37 Процессуальный порядок рассмотрения дел, возникающих из административных правоотношений.
  7. 20. Круг административных дел, подведомственный арбитражным судам.
  8. ПОДВЕДОМСТВЕННОСТЬ И ПОДСУДНОСТЬ ЭКОНОМИЧЕСКИХ СПОРОВ И ИНЫХ ДЕЛ АРБИТРАЖНЫМ СУДАМ
  9. 21. Круг административных дел подведомственный Конституционному Суду РФ
  10. 7. Особенности подведомственности и подсудности рассмотрения дел об административных правонарушениях
  11. О применении судами особого порядка судебного разбирательства уголовных дел
  12. 19. Круг административных дел подведомственный судам общей юрисдикции и мировым судьям.
  13. АРБИТРАЖНЫЙ ПРОЦЕССУАЛЬНЫЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 24 июля 2002 г. № 95-ФЗ
  14. 5. Административное производство как вид административного процесса.
  15. ГРАЖДАНСКИЙ ПРОЦЕССУАЛЬНЫЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
  16. Тема №18: Постановление суда первой инстанции.
  17. Тема № 11 Процессуальные сроки.
  18. Тема 10. Федеральный закон «Об ипотеке (залоге недвижимости)
  19. В ПОДДЕРЖКУ ПРЕДЛОЖЕНИЙ ПО РАСШИРЕНИЮ ПРИМЕНЕНИЯ ИНСТИТУТА СУДА ПРИСЯЖНЫХ РЕЗОЛЮЦИЯ VII ВСЕРОССИЙСКОГО СЪЕЗДА АДВОКАТОВ от 22 апреля 2015 г.