6. Требования к заполнению формы номенклатуры дел

Составляют номенклатуру по форме, установленной Основными правилами работы ведомственных архивов (Схема № 18). Номенклатура содержит в себе пять граф: 1 - индекс дела; 2 - заголовок дела (тома, части); 3 - количество дел (томов, частей); 4 - срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню; 5 - примечание.

Схема № 18

Наименование организации УТВЕРЖДЕНО

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Наименование

должности руководителя

_____________№_______ организации

Подпись Расшифровка

на ____________год подписи

Дата

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

Наименование должности руководителя Расшифровка

службы делопроизводства Подпись подписи

Дата

Виза заведующего архивом

(лица, ответственного за архив)

ОДОБРЕНО СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) Протокол ЭПК архивного

учреждения

от __________№______ от ___________№_______

Формат А4 (210х297 мм)

Графа первая - "Индекс дела" Проставляется индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера дела. Этот порядок индексирования закрепляется в инструкции по ведению делопроизводства. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире. Например: 06-02 06 - индекс факультета (структурное подразделение университета) 02 - Приказы ректора университета по основной деятельности. (Копии). В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в преледах разных структурных подразделений одной организациии (учреждения).

Графа вторая - "Заголовок дела (тома, частей)" В эту графу включают заголовки дел (томов, частей), отражающих документируемые участки и вопросы деятельности организации (учреждения). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-правовую, оргнаизационно-рапорядительную документацию. Заголовки дел документов вышестоящих инстанций располагают выше заголовков дел организации. Затем располагают заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Графа третья - "Количество дел (томов, частей)" Заполняется эта графа в конце года, указывается количество дел (томов, частей). Графа четвертая - "Срок хранения дела (тома, части) и № статей по перечню" Указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на перечень (типовой, ведомственный), а при его отсутствии на типовую или примерную номенклатуру дел. Для некоторых документов не устанавливают конкретные сроки хранения, а хранят "до минования надобности" (Например, инструктивные письма вышестоящих организаций, присланные для сведения) или "до замены новыми" (например положения о структурном подразделении, должностная инструкция). В указанных случаях проставляются эти отметки и отметка "ЭК", которая обозначает, что по окончанию делопроизводственного года должно быть подвергнуто экспертизе ценности с возможным выделением некоторых документов на постоянное или временное хранение. Графа пятая - "Примечание" Заполняется в течение всего срока действия номенклатуры дел. Своевременно службой делопроизводства проставляется отметка о заведении новых дел, о передаче дел в архив, о преходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел. В этой же графе при переносе информации с машинного носителя делается пометка с указанием дополнительных сведений о местонахождении документа на машинном носителе. В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел. Обязательно указывается количество дел постоянного срока хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. После итоговой записи делается отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, его подписи и расшифровки подписи. Проставляется дата составления итоговой записи.

<< | >>

↑

Источник: Документоведение и делопроизводство. Лекции.

Еще по теме 6. Требования к заполнению формы номенклатуры дел:

- Гидравлика и гидропривод - Документоведение, делопроизводство -