<<
>>

1.Формирование и оформление дел

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.1 (Схема № 19).

Схема № 19 Формирование дела

Основными нормативными документами, которыми необходимо пользоваться при организации работы по формированию, оформлению и хранению дел являются: "Основные правила работы ведомственных архивов", "Государственная система документационного обеспечения управления", "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах государственной власти". Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть определен на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретной организации (учреждения). Этой инструкцией должны руководствоваться работники организации (учреждения), ответственные за формирование и хранение дел. Дела формируются и хранятся в структурных подразделениях организации (учреждения). В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется ведомственным архивом. Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре должна быть заведена папка. Это может быть папка скоросшиватель или папка регистратор. Обложка дела должна быть оформлена, и содержать следующую информацию: - наименование организации (полное или сокращенное, если оно официально закреплено) указывается непосредственная подчиненность; - наименование структурного подразделения; - индекс дела по номенклатуре (Например Дело № 06-03, где 06 - это индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер дела в номенклатуре); - заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры без изменений); - срок хранения. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: - помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел; - запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, за исключением экземпляров особо ценных документов; - документы постоянного и временного хранения группировать отдельно; - включать в дело по одному экземпляру каждого документа; - каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с ГОСТ Р6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" - группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют - судебные дела, личные дела, переходящие дела. - группировать в дело документы в зависимости от специфики деятельности того или иного учреждения ( Например: документы учебных заведений, которые формируются на учебный год, документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона и др.); - дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением " т.1, т.2 " и т.д. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года. В дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями. Организационно-правовые документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельное дело. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от приказов по командировкам и приказам по отпускам. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления документа. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в алфавитном порядке в самостоятельные дела. Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Приложения, объемом которых, свыше 250 листов составляют отдельный том. Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом. Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле, конечно, значительно облегчают работу с документами в текущей деятельности, проведение экспертизы ценности документов и подготовку документов к последующему хранению и использованию

<< | >>
Источник: Документоведение и делопроизводство. Лекции.

Еще по теме 1.Формирование и оформление дел:

  1. О сроках рассмотрения судами Российской Федерации уголовных, гражданских дел и дел об административных правонарушениях
  2. ТРЕБОВАНИЯ К ФОРМЕ, ПОРЯДКУ ОФОРМЛЕНИЯ И НАПРАВЛЕНИЯ АДВОКАТСКОГО ЗАПРОСА
  3. ОСОБЕННОСТИ ФОРМИРОВАНИЯ УСТАВНОГО КАПИТАЛА КОРПОРАЦИЙ В РАЗЛИЧНЫХ ПРАВОВЫХ СИСТЕМАХ
  4. Гордейко Сергей Васильевич. АНАЛИЗ ФОРМИРОВАНИЯ И РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ФИНАНСОВЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УНИТАРНЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ (НА ПРИМЕРЕ СТРОИТЕЛЬНЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ МИНИСТЕРСТВА ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ). Диссертация на соискание ученой степени кандидата экономических наук. Москва - 1997, 1997
  5. О ПОРЯДКЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ РЕЗИДЕНТАМИ И НЕРЕЗИДЕНТАМИ УПОЛНОМОЧЕННЫМ БАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ИНФОРМАЦИИ, СВЯЗАННЫХ С ПРОВЕДЕНИЕМ ВАЛЮТНЫХ ОПЕРАЦИЙ, ПОРЯДКЕ ОФОРМЛЕНИЯ ПАСПОРТОВ СДЕЛОК, А ТАКЖЕ ПОРЯДКЕ УЧЕТА УПОЛНОМОЧЕННЫМИ БАНКАМИ ВАЛЮТНЫХ ОПЕРАЦИЙ И КОНТРОЛЯ ЗА ИХ ПРОВЕДЕНИЕМ
  6. Тема №10 Подсудность гражданских дел.
  7. Тема №9. Подведомственность гражданских дел.
  8. 37 Процессуальный порядок рассмотрения дел, возникающих из административных правоотношений.
  9. 20. Круг административных дел, подведомственный арбитражным судам.
  10. ПОДВЕДОМСТВЕННОСТЬ И ПОДСУДНОСТЬ ЭКОНОМИЧЕСКИХ СПОРОВ И ИНЫХ ДЕЛ АРБИТРАЖНЫМ СУДАМ
  11. 21. Круг административных дел подведомственный Конституционному Суду РФ
  12. 7. Особенности подведомственности и подсудности рассмотрения дел об административных правонарушениях
  13. О применении судами особого порядка судебного разбирательства уголовных дел
  14. 19. Круг административных дел подведомственный судам общей юрисдикции и мировым судьям.
  15. АРБИТРАЖНЫЙ ПРОЦЕССУАЛЬНЫЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 24 июля 2002 г. № 95-ФЗ