Вопрос 6. Оформление телефонограммы

Телефонограмма — документ, содержащий оперативную информацию, передаваемую устно по каналам телефонной связи. Адресат полученное сообщение записывает от руки.

Обязательным и реквизитами телефонограммы являются: наименования учреждений адресанта и адресата: реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени, и отчества должностных лиц: номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшего телефонограмму; номера телефонов; текст и подпись.

Телефонограмма должна иметь заголовок, он составляется в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 как для делового письма, то есть выражается предложным падежом с предлогом «о» или «об». Например, «Об изменении времени заседаний Совета», «О прибытии участников семинара».

Телефонограммы пишутся подобно телеграммам кратко, четко, простыми предложениями. В первой части телефонограммы констатируются факты, побудившие дать телефонограмму, во второй — предпринимаемые действия. Телефонограммы излагаются от первого лица. Объем телефонограммы не должен превышать 50 слов.

Желательно, чтобы организация имела специальные бланки для входящих и исходящих телефонограмм.