Вопрос 5. Оформление служебной командировки

Служебной командировкой согласно ТК РФ считается поездка работника по приказу (распоряжению) работодателя на определенный срок для выполнения соответствующего поручения вне места постоянной работы (ст.

В комплект документов по оформлению командировок входят:

• приказ (распоряжение) о направлении отдельного работника (форма № Т-9) или группы работников в командировку (форма Т-9а). Форма № Т-9 приведена на с. 126. Форма № Т-9а идентична по содержанию форме № Т-9 и здесь не приводится;

• командировочное удостоверение работника (ф. № Т-10), см. с. 127;

• служебное задание с отчетом о его выполнении (ф. № Т-10а), см с. 128;

• авансовый отчет (ф. № АО-1), см. с. 129—130.

Приказ (распоряжение) о направлении в командировку

отдельного работника или группы работников заполняется сотрудником кадровой службы, подписывается руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе (распоряжении), о направлении в командировку указываются фамилия и инициалы, структурное подразделение профессия (должность) командируемого, а также цель, время и место командировки.

Командировочное удостоверение — документ, удосто­веряющий время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). Выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении применяется для оформления и учета служебного задания, для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание составляется и подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руково­дителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу.

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом (ф. № АО-1).

Авансовый отчет составляется командированным (подотчетным лицом) и работником бухгалтерии в одном экземпляре. На оборотной стороне формы записывается перечень документов, подтверждающих произведенные расходы, которыми могут быть командировочное удостоверение, квитанции, проездные документы, чеки ККМ, товарные чеки и другие оправдательные документы. Суммы затрат по оправдательным документам записываются по графам 1—6 оборотной стороны формы. Документы, прилагаемые к отчету, нумеруются командированным в порядке записи в отчете.

Следует отметить, что реквизиты, относящиеся к иностранной валюте (строка 1а лицевой стороны формы и графы 6, 8 оборотной стороны), заполняются в случае выдачи командируемому лицу денежных средств в иностранной валюте.

Бухгалтерия организации проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, правильность подсчета сумм. По результатам проверки на оборотной стороне формы в графах 7 и 8 указываются суммы расходов, принятые к учету, и корреспонденция счетов бухгалтерского учета. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

Остаток не использованного командированным аванса сдается в кассу по приходному кассовому ордеру, а перерасход выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. На основании утвержденного авансового отчета бухгалтерией организации в установленном порядке производится списание денежных сумм.