<<
>>

5. Регистрация документов

5.1. Общие правила регистрации документов Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения . Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке.

Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел. 5.2. Индексация документов Индексация документов в делопроизводстве - это проставление их порядковых (регистрационных) номеров и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место их исполнения (составления) и хранения. Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документы при его регистрации . Индекс входящего, исходящего и внутреннего документа, как правило, состоит из индекса дела по номенклатуре и регистрационного номера документа, например: регистрационный номер 06-10/96 входящего документа включает: 06 - индекс структурного подразделения; 10 - номер соответствующего дела по номенклатуре; 96 - индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный ему при регистрации. Исключением являются индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, приказов по личному составу и других документов), протоколов. Индексами распорядительных документов и протоколов являются их регистрационные номера, которые присваиваются самостоятельно в пределах каждого вида документов. Индексы заявлений и жалоб граждан могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа. На всех входящих документах проставляется регистрационный номер документа, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию (учреждение). Место проставления штампа определено ГОСТ Р 6.30 - 97. 5.3. Формы регистрации документов и порядок их заполнения В практической деятельности, в зависимости об объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации, с использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (Схема № 13).

Схема № 13 Организация контроля исполнения

В небольших организациях (учреждениях) применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс документа Дата отправки документа Адресат документа Краткое содержание документа (заголовок) Исполнитель Номера структурного подразделения и раздела номенклатуры дел
06-10/96 15.04.2001 Администрация Тюменской области О совместно проведении региональной конференции Сидорова 06-10

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс (номер) документа Дата поступления Исходящий номер Краткое содержание документа (заголовок) Резолюция и кому направлен документ Отметка об исполнении
77/ 01-03 25.03.2001 05-16/100 Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала "Правоведение" Петрову С.И. Подготовить ответ до 29.03.2001 Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2001

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки - регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству. Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек. Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться. Бланки регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
КОРРЕСПОНДЕНТ
ИНДЕКС ДОКУМЕНТА ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА
КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА
РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ
СРОК ИСПОЛНЕНИЯ

оборотная сторона

ИСПОЛНИТЕЛЬ ДАТА ИСХОД №
КОМУ № ДЕЛА
КЕМ ПОДПИСАН
ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИ
РАССЫЛКА КОЛ-ВО ЛИСТОВ
ФОНД № ОПИСЬ № ДЕЛО №

На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку. Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка. Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций. 5.4. Контроль исполнения документов Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов . Организация контроля за исполнением документов должна обеспечивать их своевременное и качественное исполнение (Схема № 14).

Схема № 14 Контроль исполнения документов

Контроль осуществляется за наиболее важными входящими, исходящими и внутренними документами. Контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений осуществляют руководители учреждения, руководители структурных подразделений и уполномоченные ими лица. Непосредственный контроль за исполнением документов возлагается на службу документационного обеспечения управления организации (учреждения). В структурных подразделениях организации (учреждения) контроль за исполнением документов осуществляет секретарь или лицо, ответственное за делопроизводство. Технология контроля состоит из постановки документа на контроль, проверки своевременного доведения документа до исполнителя, предварительной проверки и регулирования хода исполнения, учета и обобщения результатов контроля исполнения документов, информирования руководителя организации (учреждения). Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией Существует два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуальный. Типовой срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Индивидуальный срок исполнения документа - срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Контроль за исполнением документа начинается с момента постановки его на контроль. На документе поставленном, на контроль в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 делается отметка знаком "К" или штампом "КОНТРОЛЬ". Документ считается исполненным и снимается с контроля руководителем после проведения исполнителем конкретной работы (подготовки ответа, составление проекта контракта, проведение делового совещания). Результаты исполнения в краткой форме записываются на самом документе (согласно ГОСТ Р 6.3-97, реквизит 27 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело"). Также ставится отметка и в контрольно-ревизионной карточке. Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются. На основе анализа разрабатываются предложения по ускорению исполнения документов и повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом. ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ: 1. Дайте определение понятия "документооборот". 2. Каковы основные этапы документооборота? 3. Какие этапы обработки проходят входящие документы? 4. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов? 5. Какие документы называют исходящими? 6. Какие операции входят в состав обработки исходящей документации? 7. Какие документы называют внутренними? 8. В чем заключается особенность работы с внутренними документами? 9. Для чего и как производится учет объема документооборота? 10. Какие виды документов подлежат регистрации? 11. Какие существуют формы регистрации документов? 12. Какие документы подлежат обязательному контролю?

<< | >>
Источник: Документоведение и делопроизводство. Лекции.

Еще по теме 5. Регистрация документов:

  1. АКТУАЛЬНЫЕ ПРОБЛЕМЫ ГОСУДАРСТВЕННОЙ РЕГИСТРАЦИИ ПРАВ НА НЕДВИЖИМОЕ ИМУЩЕСТВО
  2. РАЗДЕЛ I. МЕЖДУНАРОДНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
  3. НОТАРИАЛЬНЫЙ АКТ КАК ЮРИДИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ: К ВОПРОСУ О ПОНЯТИИ
  4. Тема 7. Вексельное законодательство РФ. Правовое регулирование операций банков с оборотными документами
  5. Адвокатская деятельность и адвокатура: Сборник норматив­ных актов и документов: в 2 т. Т. I / Под общ. ред. Ю. С. Пи­липенко. — М.: Федеральная палата адвокатов РФ, 2017. — 528 с.,
  6. Адвокатская деятельность и адвокатура: Сборник норматив­ных актов и документов: в 2 т. Т. II / Под общ. ред. Ю. С. Пи­липенко. — М.: Федеральная палата адвокатов РФ,2017. — 736 с., 2017
  7. ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМ И СРОКОВ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, СВЯЗАННЫХС УЧАСТИЕМ АДВОКАТОВ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ГОСУДАРСТВЕННОЙ СИСТЕМЫ БЕСПЛАТНОЙ ЮРИДИЧЕСКОЙ ПОМОЩИ В РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
  8. О ПОРЯДКЕ ПРЕДСТАВЛЕНИЯ РЕЗИДЕНТАМИ И НЕРЕЗИДЕНТАМИ УПОЛНОМОЧЕННЫМ БАНКАМ ДОКУМЕНТОВ И ИНФОРМАЦИИ, СВЯЗАННЫХ С ПРОВЕДЕНИЕМ ВАЛЮТНЫХ ОПЕРАЦИЙ, ПОРЯДКЕ ОФОРМЛЕНИЯ ПАСПОРТОВ СДЕЛОК, А ТАКЖЕ ПОРЯДКЕ УЧЕТА УПОЛНОМОЧЕННЫМИ БАНКАМИ ВАЛЮТНЫХ ОПЕРАЦИЙ И КОНТРОЛЯ ЗА ИХ ПРОВЕДЕНИЕМ
  9. Об оставлении без изменения решения Верховного Суда РФ от 3 апреля 2007 г., согласно которому признан недействующим пункт 13.6 Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, предусматривавшего допуск к ознакомлению с судебным делом, находящимся в архиве, с письменного разрешения председателя суда или его заместителя
  10. ТЕМА 4. Правовое регулирование учреждения и прекращения деятельности кредитных организаций.
  11. § 5. Старые грехи
  12. § 2. Банкротство КФХ
  13. Юридические лица.
  14. § 2. Что мы имеем на сегодняшний день?
  15. ТРУДОВОЙ КОДЕКС РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ
  16. § 9. Дело о пастбище
  17. ПОРЯДОК ИЗМЕНЕНИЯ АДВОКАТОМ ЧЛЕНСТВА В АДВОКАТСКОЙ ПАЛАТЕ ОДНОГО СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НА ЧЛЕНСТВО В АДВОКАТСКОЙ ПАЛАТЕ ДРУГОГО СУБЪЕКТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ И УРЕГУЛИРОВАНИЯ НЕКОТОРЫХ ВОПРОСОВ РЕАЛИЗАЦИИ АДВОКАТОМ ПРАВА НА ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ АДВОКАТСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ НА ТЕРРИТОРИИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИ
  18. § 1. Сокращенное простое счетоводство
  19. 20. Круг административных дел, подведомственный арбитражным судам.