1. Понятие о документе

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в зако-нах и других нормативных актах, в ГОСТ Р 51141 - 98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и в различных словарях.

Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24 - ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" содержит ряд понятий в области создания документов. Под информацией в законе понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины "документированная информация" и "документ" в законе и в ГОСТе на терминологию рассматриваются как синонимы и определяются как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Реквизит - "обязательный элемент оформления официального документа" ("дата", "подпись", "печать", "текст документа" и др.) Документ создается в результате документирования - записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель - это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. В русский язык слово "документ" пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины "деловая бумага", "служебный документ", "акт" и подчеркивается значение документа в управлении. Выделяются "счетные документы", "исторические документы". Понятие "документ" используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия "документ", не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие "документ" определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия "документ", которое дает документоведение: 1) документ - материальный объект, 2) документ - носитель информации, 3) документ - документированная информация. Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении "документа" с материальной составляющей на информационную. Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 51141 - 98 "Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения".

<< | >>

↑

Источник: Документоведение и делопроизводство. Лекции.

Еще по теме 1. Понятие о документе:

- Гидравлика и гидропривод - Документоведение, делопроизводство -

- Антропология - Безопасность жизнедеятельности - Биология - Бухгалтерский учет - Деловое общение - Информатика, вычислительная техника и управление - История - Науки о земле - Право ЕС - Право РФ - Право України - Технические науки - Филология - Философия - Финансы - Экономика - Юриспруденция и право -