Алгоритм ведення ділових переговорів

Загальний алгоритм ведення професійних переговорів складається з двох стадій: підготовка до переговорів та особистий процес ведення ділових переговорів.

Підготовка до ведення переговорів пов’язана з ініціативою про­ведення та складання плану переговорів має п’ять основних груп:

I група включає:

— попередній аналіз учасників переговорів, теми та ситуації (обго­ворення ділового середовища, яке дає можливість своєчасно розробля­ти особисті цілі в переговорах з діловими партнерами);

— ініціативу проведення переговорів та визначення завдань.

— визначення терміну проведення переговорів;

— остаточного плану, у якому має бути чітка програма дій щодо підготовки та проведення конкретних ділових переговорів. В цьому плані необхідно встановити взаємозв’язок між видами діяльності та об’єктом роботи; між кількістю та якістю необхідної інформації, ви­значити часові межі, витрати на підготовку та реалізацію планів, зао­хотити спеціальних працівників.

II група — це:

— збір матеріалів (пошук можливих джерел інформації; визначен­ня попередніх критеріїв відбору матеріалів; збір матеріалів та інфор­мації, які можуть бути використані при підготовці переговорів);

— систематизація матеріалів. Тут необхідно відібрати тільки те, що має принципове значення для підготовки та проведення перегово­рів, продумано згрупувати факти, цифри та інтерв’ю;

— аналіз зібраного матеріалу дозволяє визначити взаємозв’язок явищ, створити визначену систему, зробити висновки, підібрати аргументацію та звести все воєдино.

— підготовка робочого плану переговорів. Скомбінований збірний матеріал; висунуті завдання, вимоги компонуються в єдине логічне ціле.

III група діяльності пов’язана з процесом редагування.

Ця група включає: контроль підготовки переговорів, який передба­чає шліфовку та поступову доробку ділової бесіди, в першу чергу представлення заключної стадії переговорів у вигляді чітких та корот­ких пропозицій і висновків.

IVгрупа пов’язана з обробкою та ходом ведення переговорів.

Передбачає монорепетицію, усну репетицію; репетицію ведення переговорів у формі діалогу зі співрозмовником.

Особистий процес ведення ділових переговорів є наступною стадією ведення переговорів. Він має п’ять фаз.

1 фаза — початок переговорів. Завданням даної фази є:

— встановлення контакту з партнерами;

— створення сприятливої атмосфери для ведення переговорів;

— увага співрозмовника, уміння слухати;

— збудження інтересу;

— перехоплення, у разі необхідності, ініціативи в процесі перего­ворів.

2 фаза — передача інформації. Вона включає:

— збір спеціальної інформації з проблем, запитань, побажань пар­тнера та його організації;

— виявлення мотивів та цілей партнера;

— передача запланованої інформації;

— формування основ для аргументації та попередньої перевірки правильності вузлових пунктів власної аргументації;

— аналіз та перевірка позиції партнера;

— по можливості попереднє визначення напрямів поступової дії, що в кінцевому результаті дозволить спростити останню фазу — при­йняття рішень.

3 фаза — аргументування. На цій фазі формується визначена позиція з даної проблеми, яка задовольняє обидві сторони; закріпити вже сформова­ну та змінену нову думку. На цьому етапі можна дати деякі поради, а саме:

— доказову аргументацію — необхідно перевірити, чи дійсна вла­сна інформація та власні виключення, чи не існують у власній аргуме­нтації протиріччя;

— контраргументацію — необхідно перевірити, чи можливо запе­речити факти або пропозиції партнера, чи не зробив партнер помилки, чи не дав неправильну оцінку.

4 фаза — спростування доводів партнера. Найбільш важливими завданнями цієї фази є:

— розмежування окремих протиріч суб’єктів, об’єктів, місця, часу та наслідків;

— пояснення визначених та невисловлених зауважень;

— нейтралізація зауважень партнера, якщо для цього існують мо­жливості.

5 фаза — прийняття рішень. До основних завдань цієї фази можна віднести:

— досягнення основної (або альтернативної) цілі;

— забезпечення доброзичливої атмосфери наприкінці переговорів;

— стимулювання партнера до виконання намічених дій;

— складання резюме переговорів, зрозумілого для всіх учасників, з чітко виділеним основним висновком;

— підписання угоди за результатами переговорів;

Поряд з переліченими фазами алгоритму невід’ємною частиною ведення ділових переговорів є КОКУС (походить з мови північноаме­риканських індійців — «радник племені»).

Кокус — це закриті збори, коли одна із сторін переговорів на де­який час виділяється із загальної сесії для досягнення результатів у процесі переговорів. Цей вид зборів має суворо визначені часові межі (не перевищує 30 хв.).

4.