<<
>>

Вопрос 1. Понятие и классификация деловых писем

Деловое (или служебное) письмо — обобщенное название широко применяемого вида официальных документов, служащих средством общения различных организаций по поводу осуществляемой ими своей деятельности.

К категории деловых писем относится также переписка между частными лицами и организациями, если содержание ее касается взаимных интересов.

Основным признаком, по которому деловые письма из всех видов управленческой документации выделяются в особую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они пересылаются также с помощью телеграфа, факсимильной связи, электронной почты.

Письма классифицируют по функциональному признаку, по сложности, структуре, на регламентированные и нерегламентированные и т. д. Ниже приводится краткая характеристика наиболее часто встречающихся на практике разновидностей писем, классифицированных по функциональному признаку:

Циркулярные письма обычно высылаются вышестоящей организацией, которая сообщает подчиненным предприятиям определенные сведения или установки, которые носят распорядительный характер.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импортеру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге. Такие запросы используются для подготовки и заключения сделок.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий.

Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный, указанный в ней срок действия.

Рекламация — коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламация предполагает письмо-ответ на рекламацию.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей.

Сопроводительное письмо является средством контроля за движением документов и материальных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения получения документов или материальных ценностей.

Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на запрос и начинаются со слов «На Ваш запрос сообщаем», «Извещаем Вас».

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый результат. В письмах может говориться о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность организации в ее скорейшем выполнении.

Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, своевременно информирующего заинтересованное должностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо подписывает руководитель организации.

Письма-приглашения. Письма могут адресоваться индивидуальному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать изготовленные типографским способом трафареты, в которых свободные места заполняются от руки.

Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров иди услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы; указан адрес организации и телефон для справок.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с .различными просьбами, жалобами, предложениями.

По структурным признакам письма разделяются на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированные письма в виде трафаретизированного образца оговариваются каким-либо нормативным документом (например, письма, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93).

Нерегламентированные (нестандартные) письма представляют собой текст, реализованный в виде формально-логического изложения или этикетного текста.

По месту составления письма подразделяются на письма, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя корреспонденция, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По способу фиксации информации письма бывают: рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные.

По срокам исполнения письма классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также резолюцией руководителя организации.

По степени сложности письма классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают письма открытые (несекретные) и письма с ограниченным доступом. Письма с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.

По степени обязательности письма бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения.

По срокам хранения письма делятся на письма постоянного и письма временного хранения; Письма временного хранения в свою очередь подразделяются на письма со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

<< | >>
Источник: Документоведение. Лекции.

Еще по теме Вопрос 1. Понятие и классификация деловых писем:

  1. НОТАРИАЛЬНЫЙ АКТ КАК ЮРИДИЧЕСКИЙ ДОКУМЕНТ: К ВОПРОСУ О ПОНЯТИИ
  2. Деловое общение. Лекция, 2019
  3. 35. Классификация доказательств
  4. 2. Основные современные классификации соматотипов
  5. КЛАССИФИКАЦИЯ ВОДОЛАЗНОГО ОБОРУДОВАНИЯ И СНАРЯЖЕНИЯ, УСТРОЙСТВО ЕГО УЗЛОВ
  6. 34. Понятие доказательства
  7. Понятие о расах и этносах.
  8. 31. Понятие доказывания.
  9. 1. Понятие, задачи и виды административного процесса
  10. 5 Общее понятие юридического процесса
  11. Понятие психологической антропологии
  12. ИСТОРИЯ ПОНЯТИЯ «АНТРОПОЛОГИЯ»
  13. 1.2.1 Понятие должностного лица
  14. 22. Понятие и система субъектов, участвующих в производстве по делу об административном правонарушении.
  15. ИСТОРИЯ ПОНЯТИЯ «ПЕДАГОГИЧЕСКАЯ АНТРОПОЛОГИЯ» И ЕГО СОВРЕМЕННОЕ ТОЛКОВАНИЕ
  16. 3. Субъекты административного процесса: понятие и виды.
  17. К ВОПРОСУ О НАДЛЕЖАЩЕМ ИСПОЛЬЗОВАНИИ ЖИЛОГО ПОМЕЩЕНИЯ ПО НАЗНАЧЕНИЮ
  18. ПОНЯТИЕ, ПРАВОВАЯ СУЩНОСТЬ И НАЗНАЧЕНИЕ ПОЖИЗНЕННОГО ЛИШЕНИЯ СВОБОДЫ