Загальноприйняті правила складання ділових листів

Основою ділового листа є текст, який має чітко й переконливо ві­дображати причину і мету його написання, розкривати зміст конкрет­ної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, ос­новну частину (доказ), закінчення.

При складанні тексту листа слід дотримуватися таких правил:

— використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літера­турної мови й зрозумілі для адресата (наприклад, при використанні те­рмінів);

— віддавати перевагу простим реченням;

— у реченнях застосовувати прямий порядок слів (підмет перед присудком; означення перед означуваними словами; додатки після ке­руючого слова; вставні слова — на початку речення);

— дієприслівникові звороти вживати на початку речення;

— використовувати інфінітивні конструкції;

— для попередження загострення стосунків з партнером активну форму дієслів слід замінювати на пасивну; активну форму слід вжива­ти лише у разі, якщо важливо вказати на конкретного виконавця;

— використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й аб­ревіатури, які в діловодстві пишуться за загальними правилами;

— використовувати усталені синтаксичні конструкції;

— вживати стійкі (стандартизовані) сполучення;

— не вживати образних висловів, емоційно забарвлених слів і син­таксичних конструкцій;

— використовувати форми ввічливості.

Вимоги до тексту листа

Основою службового листа є текст, який має чітко відображати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Аби текст листа був бездоган­ним, він має характеризуватися такими ознаками:

правильністю, тобто відповідати літературним нормам, що діють у мовній системі (орфографічним, лексичним, морфологічним, синтак­сичним, стилістичним, пунктуаційним);

змістовністю, яка передбачає глибоке осмислення теми, основної думки листа, уникнення всього зайвого; думки мають викладатися чіт­ко й по суті, стисло та без двозначності;

послідовністю та логічністю викладу — при написанні листа ав­тор мусить слідкувати за перебігом своїх думок, зосереджуючи увагу на головному; закони логіки не повинні порушуватися ні в загальній системі викладу тексту, ні в переходах від однієї частини до іншої;

мовним багатством, що передбачає використання різноманітних засобів висловлення думок, уникнення невиправданого повторення слів, однотипних конструкцій речень;

точністю, яка значною мірою залежить від ерудиції та глибини знань особистості, а також від багатства активного словникового запа­су; висловлюючи власні думки, слід добирати слова, які найкраще від­повідають висловлюваному змісту; суть справи має бути викладена якомога зрозуміліше (щоб написане не викликало сумнівів чи запи­тань);

доречністю та доцільністю, що залежить насамперед від того, як повно та глибоко ви оцінюєте ситуацію спілкування, інтереси адреса­та; при цьому слід уникати всього, що може неприємно вразити, ви­кликати роздратування (саме через це висловлювати претензії, писати листи-нагадування, відмови необхідно в тактовній, ввічливій формі).

Правильно оформлений, недвозначний за змістом, бездоганний з точки зору структури, грамотно написаний лист має бути запорукою успіху справи.

Оформлення листа

Ділові листи друкують на комп’ютері, друкарській машинці або пишуть на чистому бланку лише з одного боку. Певна річ, на бланку друкують тільки першу сторінку листа, а наступні — на чистих арку­шах. Для зручності з обох боків залишають поля: ліве — не менше 30 мм, праве — не менше 8 мм, верхнє — 20 мм, нижнє — 16—19 мм.

Нумерація сторінок. У листах, оформлених на двох і більше ар­кушах, нумерацію починають з другої сторінки, проставляючи посере­дині верхнього поля арабськими цифрами на відстані не менше 10 мм від верхнього краю. Біля цифр не ставлять ніяких позначок.

Рубрикація, тобто розчленування тексту на складові частини, графіч­не їх відокремлення, є зовнішнім відображенням композиційної будови листа. Найпростіша рубрикація в листах — поділ тексту на абзаци.

Абзац — відступ від лівого поля на початку першого рядка кожної частини листа, а також фрагмент тексту між двома такими відступами, який вказує на перехід від однієї думки до іншої. Абзац у листах має складати мінімально три інтервали від поля.

Типовий абзац має три частини:

1) зачин, у якому формулюється тема абзацу, тобто повідомляєть­ся, про що йтиметься далі;

2) фраза — викладається головна інформація абзацу;

3) коментарі — підсумовується те, про що йшлося в абзаці.

Текст листа друкується через півтора чи два інтервали. У тексті не повинно бути виправлень чи підчищень.

Не можна надсилати листа, написаного через копіювальний папір — це свідчить про неповагу до адресата.

Прийнято відповідати на лист якомога швидше. Фахівці з культури ділового листування конкретизують термін написання відповіді адре­сатові залежно від змісту листа.

Правила ввічливості вимагають відповісти на одержаний лист про­тягом 7-10 днів.

Отримавши лист-запит, який потребує докладного розгляду, слід упродовж трьох днів повідомити про те, що його одержано, і дати ос­таточну відповідь протягом 30 днів.

Лист-вітання можна надсилати упродовж восьми днів з моменту отримання повідомлення про певну урочистість.

Лист-співчуття надсилається протягом 10 днів після сумної події.

Не слід відповідати на лист нашвидку, зопалу, одразу після одер­жання прикрих, вражаючих відомостей. Неодмінно слід заспокоїтися, чітко сформулювати думки і лише потім викласти їх на папері.

Реквізити листа та їх оформлення

Ділові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Бланком документа вважається стандартний папір з відтворе­ними на ньому постійними реквізитами та місцем для змінних реквізи­тів. Окремі елементи оформлення документів, у тому числі ділових листів, називаються його реквізитами. Правила розташування рекві­зитів документів регулюються державним стандартом ДСТУ 4163- 2003 («Державна уніфікована система документації. Уніфікована сис­тема організаційно-розпорядчої документації: Вимоги до оформлення документів»), який набув чинності з вересня 2003 року.

До основних реквізитів ділових листів належать:

— емблема організації чи товарний знак, логотип;

— назва організації;

— довідкова інформація про організацію (поштовий індекс, по­штова адреса, телефон, факс, електронна адреса — e-mail, інтернет- сторінка, реквізити банківського рахунку організації);

— внутрішня адреса;

— кореспондентські позначки (реєстраційний номер документа, дата, місце оформлення);

— заголовок до тексту;

— текст документа;

— підпис посадової особи;

— печатка;

— позначки про наявність додатків і копій тощо.

3.