Класифікація листів та їх характеристика

Основними засобами обміну інформацією між діловими партнера­ми є телефон, поштові повідомлення, телефакс та електронна пошта (e-mail). Основною одиницею комерційної кореспонденції є комерцій­ний (діловий) лист.

Всю ділову кореспонденцію можна поділити на службову та ко­мерційну.

Службові листи — це листи, звичайно прості за змістом та неве­ликі за обсягом. Службові листи належать до основних засобів встано­влення офіційних, службових контактів між підприємствами, органі­заціями, установами, фірмами та закладами.

Комерційна кореспонденція — листування, пов’язане з укладан­ням та виконанням комерційних угод.

Всі ділові листи можна поділити на кілька груп за певними озна­ками:

1. За тематичною ознакою ділові листи можна поділити на коме­рційні (переддоговірні та післядоговірні) і звичайні ділові листи.

Комерційні переддоговірні листи складаються при укладанні та виконанні комерційної угоди від імені юридичних осіб та мають юри­дичну силу:

— лист-запит (звернення покупця до продавця з проханням наді­слати необхідну інформацію стосовно асортименту, якості, прейскура­нту продукції чи послуг);

— лист-відповідь на запит, або лист-пропозиція — оферта;

— лист-відповідь на пропозицію (лист з інформацією щодо готов­ності співпрацювати, варіанти або відмова).

Комерційні післядоговірні листи — це листи, що виникають у процесі дотримання чи недотримання умов угоди:

— лист-претензія — рекламаційний лист (претензії до партнера, який порушив зобов’язання, вимоги щодо відшкодування та пропози­ція умов відшкодування внаслідок порушення зобов’язань);

— лист-відповідь на рекламацію (інформація про спосіб та строки відшкодування збитків або пояснення причин відмови).

До звичайних ділових листів належать будь-які листи, якими можуть обмінюватися партнери під час підтримання ділових стосу­нків:

— лист-подяка;

— лист-вибачення;

— лист-вітання;

— лист-запрошення;

— лист-співчуття;

— рекомендаційний лист;

— лист-відмова.

2. За функціональними ознаками ділові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, і такі, що її не потребують. До листів, які по­требують відповіді, належать:

— лист-запит;

— лист-пропозиція;

— рекламаційний лист;

— лист-прохання;

— лист-звернення.

До листів, які не потребують відповіді, належать:

— лист-підтвердження;

— лист-нагадування;

— лист-попередження;

— лист-повідомлення;

— супровідний лист;

— гарантійний лист;

— лист-заява.

3. За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та ко­лективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний — цілій низці установ, колективний — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

4. За способом передавання інформації листи поділяються на по­штові, факсові та електронні.

5. За структурними стандартами: регламентовані (стандартні) та нерегламентовані (нестандартні) листи.

6. За змістом та призначенням:

інформаційні — інформують фірму-партнера про що-небудь, міс­тять повідомлення, прохання, нагадування, пропозиції;

гарантійні — повідомляють про гарантію оплати, строки поста­чання, якість товарів та послуг тощо;

рекламаційні — містять претензії з боку замовника (щодо якості товару, послуги, затримання строків постачання тощо) на основі пев­них документів;

ділові — містять іншу інформацію.

2.