Етика ділового листування

3.1. Доповідна записка — це документ, адресований керівнику структурного підрозділу, установи, вищої організації, у якому викла­дається інформація про факти, події, ситуацію, що склалася, виконану роботу тощо, а також наводяться свої висновки і пропозиції.

Складається з власної ініціативи або ж за вказівкою керівника.

Доповідна записка складається з таких реквізитів:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (роз­міщується вгорі зліва).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вго­рі справа).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про...).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Деякі реквізити в доповідних записках як внутрішніх документах часто не пишуться (структурний підрозділ, звідки надійшов документ, номер, заголовок). Приклад:

Декану факультету психології Петрову Г. Д.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА № 34-12/243 25.03.2006 р.

Про введення курсу української мови.

Мовна культура — один із найважливіших показників нашої духо­вної культури. Сьогодні, на жаль, писемне мовлення студентів 1-го курсу хибує численними відхиленнями від орфографічних та пунктуа­ційних норм української мови. Практичні заняття з правопису україн­ської мови в межах курсу «Ділова українська мова» (10—12 годин) не дають можливості радикально змінити ситуацію на краще.

Для поліпшення мовної підготовки студентів прошу включити в навчальний план на 2006—2007 навчальний рік курс сучасної україн­ської літературної мови (36 годин аудиторних занять).

Завідувач кафедри

української мови (підпис) М.С. Сіверко

3.2. Пояснювальна записка — це документ, у якому:

- викладаються причини якихось подій, фактів, допущених по­рушень (складається з власної ініціативи або ж на вимогу керівника структурного підрозділу чи установи);

- міститься додаток чи доповнення до основного документа, в якому пояснюється зміст окремих його положень (мета, актуальність, структура, зміст, призначення плану, звіту, проекту тощо).

Пояснювальні записки можуть бути службовими (відтворюються, як правило, на бланках) і особистими (відтворюються на аркушах па­перу за підписом автора).

Службова пояснювальна записка містить такі реквізити:

1. Назва структурного підрозділу, звідки надійшов документ (роз­міщується вгорі зліва).

2. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали, розміщується вго­рі справа).

3. Назва документа.

4. Дата.

5. Номер.

6. Заголовок (Про...).

7. Текст.

8. Посада адресанта.

9. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Приклад:

Проректору з адміністративно- господарської роботи ДДУ Литовченку Г. О.

Пояснювальна записка

12.11.2008 р.

№ 22-1/18

Про тимчасове припинення електропостачання.

11.11.2008 р. о 18.30 було припинено електропостачання в гурто­житках № 3, 5, 12, 14 по вул. Миру у зв’язку з тим, що шквальним віт­ром було зламано дерево в районі підстанції № 2, яке впало й пошко­дило лінію електропередач. Подачу електроенергії було терміново припинено. Пошкодження усунено протягом наступних двох годин. Електропостачання повністю відновлене о 20.35.

Інженер-електрик (підпис) Р. О. Шведов

Особисті пояснювальні записки часто пишуться з такими реквізи­тами:

1. Адресат (посада, установа, прізвище, ініціали).

2. Адресант (посада, установа, прізвище, ініціали).

3. Назва документа.

4. Текст.

5. Дата.

6. Підпис, ініціали, прізвище адресанта.

Приклад:

Декану факультету іноземних мов ЛДУ проф. Дацишину А.П. студента курсу факультету іноземних мов гр. 11-AM Чернавського Олега Вікторовича

Пояснювальна записка

Я не відвідував заняття з 24.10 до 28.10.2008 р. у зв’язку з перебу­ванням у лікарні за місцем проживання батьків. Довідка додається.

29.10.2008 р. (підпис) О.В. Чернавський

3.3. Договір — це документ, який засвідчує угоду двох або більше юридичних чи фізичних осіб про встановлення, зміну або припинення їх спільних дій згідно із зафіксованими в ньому цивільними правами та обов’язками.

Договір може укладатися між фізичними особами (окремими гро­мадянами), юридичними особами (організаціями), фізичними і юриди­чними особами відповідно до вимог чинного законодавства.

Незважаючи на значні відмінності, які мають місце в текстах дого­ворів, при їх укладанні розкриваються, як правило, такі питання:

1. Назва документа (договір).

2. Місце й дата укладання договору.

3. Вступна частина (назви сторін, що укладають договір, посади, прізвища, імена та по батькові осіб, які підписують договір, із зазна­ченням їхніх повноважень).

4. Предмет договору.

5. Обов’язки сторін.

6. Взаєморозрахунки сторін.

7. Відповідальність сторін.

8. Термін дії договору.

9. Умови припинення дії договору.

10. Додаткові умови.

11. Юридичні адреси сторін.

Остаточний перелік питань, які вимагають висвітлення в тому чи ін­шому договорі, залежить, звичайно, від характеру та предмета спільної діяльності сторін, ускладнень, які можуть виникати у процесі співробіт­ництва. При укладанні договорів слід уникати як зайвої деталізації, так і спрощеного підходу при вирішенні питань співробітництва між сторона­ми. Текст договору має фіксувати достатнє й однозначне для всіх сторін тлумачення характеру й напрямів взаємодії та окремих його пунктів.

Договірні стосунки між сторонами можуть оформлятися відповідними перед- та післядоговірними документами. Так, наприклад, укладенню до­говору може передувати попередній договір, претензії сторін можуть офо­рмлятися протоколами розбіжностей до договору, угодами про залік взає­мних вимог тощо. Післядоговірні взаємовідносини можуть додатково оформлятися протоколами розбіжностей до договорів, угодами про зміну порядку виконання договору, протоколами про залік взаємних вимог тощо.

3.4. Післядоговірні документи призначені для врегулювання пи­тань, які можуть виникати між сторонами при виконанні укладеного договору.

До таких документів належать:

— супровідні листи до різноманітних документів

— протоколи розбіжностей до договорів

— протоколи розбіжностей узгодження до договорів

— угоди про зміни й доповнення до договорів

— протоколи про залік взаємних вимог

— угоди про зміну порядку виконання договорів

— угоди про поступку договорів

— угоди про поступку права на вимоги

— угоди про заміну договорів

— угоди про розірвання договорів тощо

Крім того, при виконанні умов договору сторони можуть звертати­ся до юридичних чи фізичних осіб, які не є учасниками договору (ор­гани влади, судові органи, банківські установи тощо), з документами, які мають сприяти вирішенню проблем, що виникли при виконанні умов договору.

3.5. Довідка — документ, який містить опис та підтвердження юридичних і біографічних фактів та подій, пов’язаних з діяльністю окремих осіб, обставинами діяльності установ, організацій.

Довідки поділяються на дві групи:

— особисті — підтверджують біографічні чи юридичні факти кон­кретної особи;

— службові — містять інформацію про факти й події службового характеру.

Довідки також можуть бути:

— зовнішніми — укладаються для подання в інші установи; підпису­ються, крім укладача, керівником установи, засвідчуються печаткою;

— внутрішніми — укладаються для подання керівництву установи або на розгляд колегіальних органів; підписуються лише виконавцем і не засвідчуються печаткою.

Найчисленнішими (особливо серед особистих) є довідки, що засві­дчують якийсь юридичний факт (підтвердження факту роботи чи на­вчання, дані про займану посаду, розмір заробітної плати, місце про­живання тощо). Однотипні довідки часто виготовляються на трафа­ретних бланках.

Реквізити довідки:

1. Адресат (назва міністерства, відомства, установи).

2. Назва документа.

3. Дата.

4. Місце укладання документа.

5. Заголовок до тексту.

6. Текст.

7. Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала довідку.

8. Печатка.

Семенов Сергій Ігоревич є студентом III курсу філологічного фа­культету відділення «Українська мова та література».

Довідка видана для подання в Київський PBK м. Донецька. Декан філологічного

3.6. Контракт — правовий документ, що засвідчує певну домов­леність між партнерами (підприємством, установою і працівником) про засади спільної виробничої та творчої діяльності.

Контракт має відповідати вимогам чинного законодавства, зокре­ма, законам України «Про підприємство», «Про власність».

Контракт складається у двох примірниках — по одному для кожної із сторін.

Приклад:

КОНТРАКТ

з директором

м. Харків 12 липня 2004 р.

BAT «Промекспорт» в особі генерального директора Кучерявенка Геннадія Олеговича, який діє на підставі Статуту, у подальшому «Ро­ботодавець», з однієї сторони, і Микулич Роман Борисович, у подаль­шому «Директор», з другої сторони, уклали цей контракт про нижче - наведене:

Предмет контракту

Роботодавець доручає Директорові здійснювати загальне управ­ління заводом оптичних приладів на правах господарського ведення за умови виконання таких вимог:

— забезпечення стабільного й динамічного розвитку підприємства;

— розширення міжнародних зв’язків підприємства з метою розши­рення ринку збуту продукції, створення спільних та дочірніх підпри­ємств;

— удосконалення існуючої системи управління підприємством.

Директор самостійно вирішує всі питання діяльності підприємства, які належать до сфери його компетенції відповідно до чинного зако­нодавства, статуту BAT і цього контракту.

Робота за цим контрактом є основним місцем роботи Директора.

Права й обоє ’язки Директора

Директор має право:

Самостійно діяти від імені підприємства й представляти його інте­реси в усіх вітчизняних та іноземних установах, включаючи судові, організаціях і підприємствах.

Розпоряджатися майном, грошово-матеріальними цінностями підпри­ємства відповідно до призначення підприємства. Наймати й звільняти ро­бітників підприємства згідно з трудовим законодавством; застосовувати до них передбачені чинним законодавством заохочення й стягнення.

Видавати накази й давати вказівки, обов’язкові для всіх робітників підприємства.

Підписувати як перший розпорядник кредитів всі фінансові доку­менти, відкривати в банку розрахункові та інші рахунки, укладати від імені підприємства угоди, віддавати доручення.

Затверджувати посадові й нормативно-технічні інструкції, інструк­ції з питань техніки безпеки, протипожежної безпеки тощо.

Визначати зміст і межі відомостей, які складають комерційну чи іншу таємницю підприємства, визначати порядок її захисту.

Здійснювати інші повноваження, передбачені чинним законодавст­вом, статутом BAT і підприємства.

Директор зобов’язаний:

Здійснювати загальне керівництво всієї діяльності підприємства.

Координувати роботу підрозділів підприємства по виконанню пла­нів випуску готової продукції, ефективному співробітництву із суміж­никами, своєчасному виконанню договорів, укладених підприємством.

Забезпечувати рентабельність роботи підприємства не нижче 23 %.

Уживати необхідних заходів по зниженню собівартості продукції, впроваджувати найефективніше обладнання, технології, досвід.

Звітувати перед Роботодавцем у встановлені строки про результати діяльності підприємства.

Забезпечувати своєчасне виконання всіх зобов’язань перед держа­вою, встановлених законодавством України.

Відповідальність Директора

Невиконання чи неналежне виконання Директором своїх трудових обов’язків, зловживання правами, внаслідок яких підприємство зазна­ло матеріальних чи моральних збитків, а також інші причини, перед­бачені законодавством та статутом ВАТ, можуть бути підставою для дострокового припинення дії контракту відповідно до Кодексу законів про працю України.

У випадку завдання збитків підприємству внаслідок протиправних чи некомпетентних дій Директора він зобов’язаний відшкодувати зби­тки в розмірах, передбачених законодавством.

Не підлягають відшкодуванню збитки, які можуть бути віднесені до категорії нормального господарського ризику або форс-мажорних обставин.

Забезпечення умов праці, гарантії та компенсації

Заробітна плата Директора встановлюється в розмірі___________. Крім

того, йому виплачується______ % за квартал від чистого прибутку підп­

риємства.

Основна відпустка Директора встановлюється тривалістю__________ ка­

лендарних днів.

У випадку дострокового припинення дії контракту як з ініціативи Роботодавця, так і з ініціативи Директора Директорові надаються всі гарантії та виплачуються всі грошові суми, встановлені трудовим за­конодавством України.

Дострокове припинення дії цього контракту може мати місце на підставах, передбачених чинним законодавством.

Зміни умов контракту, термін його дії

Зміни умов цього контракту можуть мати місце лише за згодою сторін і оформляються письмово як додатки до цього контракту. Кон­тракт укладається на чотири роки.

Юридичні адреси сторін

Роботодавець:

Відкрите акціонерне товариство «Промекспорт».

312001, м. Харків, пр-т Московський, 126.

Директор:

Микулич Роман Борисович.

320786, м. Харків, вул. Шкільна, 19, кв. 28.

Роботодавець (підпис) Г.О. Кучерявенко

(печатка)

Директор (підпис) Р.Б. Микулич

3.7. Вказівка — розпорядчий документ керівників єдиноначальних органів державного управління переважно інформаційно-методичного характеру, пов’язаний з виконанням наказів, інструкцій та інших актів вищих органів управління.

Вказівки видають при оформленні відряджень, вирішенні поточних організаційних питань, доведенні до виконавців нормативних положень.

Вказівка складається з таких реквізитів:

1. Назва міністерства, якому підпорядкована установа (державна).

2. Повна назва установи.

3. Назва документа.

4. Номер.

5. Дата видачі.

6. Місце видачі.

7. Текст (констатуюча й розпорядча частини).

8. Посада, підпис, ініціали й прізвище особи, яка підписала вказівку.

Приклад:

Міністерство освіти й науки України Інститут радіаційної мікробіології ВКАЗІВКА № 22

11.03.2009 р. м. Харків

Про перевірку стану техніки безпеки

З метою перевірки дотримання правил техніки безпеки в підрозді­лах інституту

ПРОПОНУЮ:

1. Керівникам структурних підрозділів у триденний термін переві­рити технічний стан протипожежних засобів, стан журналів техніки безпеки, знання та дотримання співробітниками правил техніки безпе­ки на робочих місцях.

2. Пропозиції щодо поліпшення безпечних умов праці подати до 20.04.2009 р. першому заступникові директора Ковальовій В. К.

Директор (підпис) П.Р. Чорновіл

3.8. Характеристика — документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника (учня).

Характеристика дається, як правило, з останнього місця роботи або навчання. Складає її керівник структурного підрозділу (у школі — класний керівник). Підписується керівником установи або ж керівни­ком установи й керівником структурного підрозділу та засвідчується гербовою чи круглою (що прирівнюється до гербової) печаткою.

Характеристика подається при вступі до навчальних закладів, ви­суванні на виборні посади, переобранні, атестації, оформленні на ро- боту тощо. Залежно від призначення може бути виробничою, атеста- ційною, рекомендаційною, нейтральною.

Характеристика складається, як правило, з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Прізвище, ім’я, по батькові особи (повністю), на яку складається характеристика, у родовому відмінку.

3. Посада, науковий ступінь, учене звання (якщо є), місце роботи, навчання.

4. Рік народження (за необхідності — національність, домашня ад­реса, освіта).

5. Текст.

6. Дата укладання характеристики.

7. Підпис керівника установи (другим може бути підпис керівника структурного підрозділу, інших посадових осіб).

8. Печатка установи.

Текст характеристики містить, як правило, такі дані:

— короткі анкетні дані про особу, на яку складається характерис­тика;

— відомості про трудову (навчальну) діяльність особи (де, з якого часу працює, на яких посадах або дані про навчання);

— оцінка ділових і моральних якостей особи, ставлення до колег, риси характеру, відомості про стягнення, заохочення, нагороди;

— висновки про особу, на яку складається характеристика;

— місце, куди подається характеристика.

Приклад:

Характеристика

Іванова Віктора Петровича, учня 11 класу ЗОШ I-III ступенів № 2 м. Прилуки Чернігівської області, 1983 року народження, українця, освіта середня.

Іванов Віктор Петрович з 1990 по 2001 рік навчався в ЗОШ І — III ступенів м. Прилуки Чернігівської області. За час навчання в школі за­рекомендував себе здібним дисциплінованим учнем. До навчання ста­виться сумлінно, має глибокі й міцні знання з усіх предметів, усебічно розвинений. Читає багато художньої літератури. Останні три роки очолював шкільний драматичний гурток. Брав активну участь у куль­турно-масових заходах.

На «відмінно» закінчив курси машинопису та користувача персо­нальним комп’ютером.

Брав участь у районних олімпіадах з української мови та літерату­ри, фізики, де посідав 1—2 місця. Захоплюється футболом. Виступав за збірну команду школи.

Уміє триматися в колективі, підкоряється його вимогам. Критично ставиться до власних вчинків, поведінки товаришів і відверто про це говорить. Доброзичливий, стриманий, урівноважений.

Характеристика видана для подання в приймальну комісію Харків­ського державного педагогічного університету ім. Г.С. Сковороди.

Директор школи (підпис) І.П. Аксьонов

(печатка)

Класний керівник (підпис) К.П. Гур’їна

(дата)

3.9. Розписка — документ, який підтверджує передачу й одержан­ня грошей, матеріальних цінностей, документів тощо від установи чи приватної особи.

Розписки можуть бути приватними й службовими та повинні міс­тити такі реквізити:

1. Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис.

5. Засвідчення (за необхідності).

Текст приватної розписки має містити такі відомості:

Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, хто дає розписку й пі­дтверджує отримання (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує особу отримувача, та його вихідні дані).

Прізвище, ім’я, по батькові (повністю) того, кому дається розписка (за необхідності вказується назва документа, що підтверджує його особу, та його вихідні дані).

Конкретні дані (найменування, кількість, стан, термін тощо) мате­ріальних цінностей, що передаються. Кількість, вартість вказуються цифрами й словами.

Засвідчення підпису особи, яка дає розписку, за необхідності засві­дчується посадовою особою установи, де вона працює, за місцем про­живання чи нотаріальною конторою.

У тексті службової розписки вказуються посади осіб, повні назви установ, які вони представляють, на підставі якого розпорядчого до­кумента передано й отримано матеріальні чи грошові цінності.

За необхідності в розписці вказуються прізвища свідків передачі цінностей з їх підписами.

Приклад:

Розписка

Я, Проценко Броніслав Юрійович, доцент кафедри історії середніх віків історичного факультету Київського національного університету, отримав від завідувача складом HH «Орбіта» Бережного Петра Федо­ровича в тимчасове користування для членів археологічної експедиції: металошукач ММ-234, інв. № 12 (один);

6 (шість) рюкзаків;

2 (два) намети, інв. № 4, №7.

Увесь зазначений інвентар раніше був у вжитку. Вищеназваний ін­вентар зобов’язуюсь повернути до 20 серпня 2009 р. у належному стані.

Підстава: договір між Київським національним університетом і HH «Орбіта» від 23.12.2006 р.

16.07.2009 р. (підпис) Б. Ю. Проценко

3.10. Резюме — документ, у якому особа в стислій формі повідом­ляє основні відомості про себе з метою участі у конкурсі на заміщення вакантної посади.

Надсилається в установу, яка оголосила конкурс, поштою або фак­сом; виготовляється, як правило, з використанням персонального комп’ютера в максимально доступній для зорового сприйняття формі (використання різних шрифтів, підкреслень тощо). Обсяг резюме — більше однієї сторінки тексту.

Резюме аналізується, як правило, без участі кандидатів, з метою попереднього їх відбору, тому має давати максимально повне уявлен­ня про кандидата і його відповідність оголошеній вакансії та бути при цьому точним, лаконічним, насиченим фактичною інформацією.

Резюме складається з таких реквізитів:

1. Назва документа.

2. Текст.

3. Дата.

4. Підпис.

Текст документа містить такі дані:

1. Ім’я, прізвище, по батькові (повністю, у називному відмінку).

2. Дата й місце народження (відповідно до паспортних даних).

3. Домашня адреса, телефон.

4. Родинний стан.

5. Освіта (заклади освіти, підготовка, перепідготовка, курси тощо).

6. Науковий ступінь, учене звання (якщо є).

7. Трудова діяльність, досвід роботи (окремо — за спеціальністю, на яку претендує кандидат).

8. Додаткові дані (особисті якості, знання, навички, суміжні спеці­альності — усе те, що може дати більш точні уявлення про позитивні якості кандидата).

Приклад резюме:

Ім’я, по батькові, прізвище: Олександр Ігоревич Чернишов

Дата й місце народження: 12 грудня 1975 року, смт Добропілля Га- дяцького р-ну Полтавської області.

Домашня адреса: пр. Б. Хмельницького, 24, кв. 89, м. Дніпропет­ровськ, 49022

Телефон: 287-651

Навчання:

1991— 1994 рр. — Полтавське педагогічне училище (присвоєно квалі­фікацію учителя початкових класів);

1994—1999 рр. — Дніпропетровський державний університет (спеціа­льність «Філолог», кваліфікація «Викладач англійської мови», освіт­ньо-кваліфікаційний рівень — спеціаліст);

1999— 2000 рр. — Дніпропетровський державний університет, магіст­ратура при кафедрі перекладу факультету іноземних мов (кваліфікація «Перекладач з англійської та французької мов», освітньо- кваліфікаційний рівень — магістр).

Досвід роботи:

2000— 2002 рр. — викладач англійської мови в Центрі удосконалення учителів (м. Дніпропетровськ). За сумісництвом працюю переклада- чем-референтом (англійська та французька мови, синхронний перек­лад) у бізнес-центрі «Інтер» (м. Дніпропетровськ).

Додаткові відомості:

Загальний педагогічний стаж — 2 роки.

1992— 1994 рр. — закінчив курси перекладачів-референтів, користу­вача ПК у Дніпропетровському мовному центрі (друкую англійською та французькою мовами).

1997 р. — 3 -місячне стажування у Сорбонні (Франція).

1997—1999 рр. — під час літніх канікул працював перекладачем з групами туристів із Франції, Великобританії, США, Бельгії (Київ, Мо­сква, Дніпропетровськ, Харків, Львів).