Поняття та характерні напрями організації ділових прийомів

Прийоми влаштовуються з нагоди завершення якої-небудь визнач­ної події, національного, релігійного та професійного свята, ювілейних дат, важливих заходів — виставок, конференцій, симпозіумів, випуску ювілейного видання чи моделі, отримання великого виграшу, на честь прибулої на фірму іноземної делегації чи високого гостя.

Найпоширенішою формою ділового протоколу є прийоми, особли­вості організації яких необхідно знати як бізнесменам, підприємцям, так і менеджерам будь-якого рівня.

Прийоми — це зібрання запрошених осіб, де гостям пропонують різні страви і створюють умови для спілкування та знайомства, відпо­чинку, ритуальних процесій і церемоній.

Прийоми мають діловий характер, проводяться з метою поглиб­лення і розширення ділових контактів, продовження переговорів, на­буття нових партнерів, отримання необхідної інформації, презентації продукції, реклами тощо. Прийоми — це інструмент ділових стосун­ків, який успішно застосовувався при дворах ще з часів Людовіка XIV.

Час і засоби для організації прийомів залежать від обставин, але в будь-якому випадку це питання необхідно вивчити завчасно і підготу­ватися якомога ретельніше. При цьому сторона (особа), яка проводить прийом, заздалегідь повинна виконати таку підготовчу роботу:

— визначити вид прийому;

— скласти список запрошених осіб;

— підготувати і завчасно розіслати запрошення;

— підготувати приміщення;

— скласти, якщо необхідно, план розміщення запрошених;

— визначити (скласти) меню, продумати сервіровку столу і поря­док обслуговування гостей;

— підготувати тости і промови (на прийомах з розміщенням);

— скласти схему і порядок проведення прийому, розподілити обов’язки між тими, хто готує прийом.

Після вибору виду прийому можна переходити до складання спис­ку запрошених. Особливу увагу при цьому необхідно звернути на те, щоб серед гостей не було людей, які вороже ставляться один до одно­го або ж дотримуються протилежних політичних поглядів.

У запрошенні прийнято зазначати, хто дає прийом, у зв’язку з чим, де і коли, хто особисто запрошується. Етикет вимагає, щоб запрошен­ня були виготовлені на яскравих бланках, а ім’я, прізвище та посада запрошених були вписані від руки або набрані на комп’ютері.

Запрошення розсилають за один-два тижні до прийому — це ети­кетний мінімум. Але якщо врахувати час на доставку, термін на обмір­кування та прийняття гостям рішення, підготовку відповіді (після отримання якої можна починати конкретну підготовку до прийому), то їх краще розсилати за місяць.

У разі якщо візит гостя не зовсім бажаний, запрошення передають в день прийому. Таке запрошення розцінюється як формальне, від яко­го завжди можна відмовитись.

Якщо запрошується подружжя, то це зазначається окремо. На пер­ше місце в такому запрошенні ставлять ім’я чоловіка. Якщо жінку за­прошують як офіційну особу або з огляду на її положення у суспільст­ві, запрошення оформляється персонально. На прийомі їй відводиться місце залежно від рангу та статусу.

Прийом вважається офіційним, якщо запрошені — виключно поса­дові особи. Чоловіки мають бути присутні на офіційних прийомах без жінок, а запрошені з огляду на соціальне становище жінки — без чо­ловіків (сніданок, на який запрошуються чоловіки разом з жінками, вважається неофіційним незалежно від кількості запрошених).

Офіційні запрошення відрізняються за формою від неофіційних. У за­прошенні на офіційний прийом зазначається титул запрошеного без за­значення його імені та імені дружини. У тексті запрошення на диплома­тичний прийом використовують форму «маємо честь запросити...»

Від місця, де проводиться прийом, залежить характер зустрічі гос­тей. У будь-якому випадку необхідно уточнити шляхи під’їзду, парку- вання і виїзду автомобілів, передбачити прикриття при виході з маши­ни у негоду.

Незалежно від того, де буде проходити прийом, гостей слід зустрі­чати біля вхідних дверей. Одягнуті по формі, що відповідають тому чи іншому заходу, представники господарів направляють запрошених до гардеробу і пояснюють їм, як пройти до аванзали.

Першою на прийомах вітається дружина гостя із господарем, потім з господинею; чоловік (гість) — спочатку з господинею, потім з гос­подарем. Довго затримуватися біля господарів не слід, щоб не відволі­кати їхньої уваги від інших запрошених. Після вітань з господарями гість робить уклін всім присутнім в аванзалі і підходить до своїх бли­зьких знайомих, яких вітає особисто. Потім переходить до іншої групи учасників, намагаючись переговорити зі всіма знайомими, з ким не буде можливості спілкуватися за столом у бенкетній залі.

В аванзалі офіціанти на підносах подають аперитив або будь-який інший напій, який вгамовує спрагу і збуджує апетит. Це може бути мі­неральна вода, соки, вермут, сухе вино, шампанське, коньяк, віскі або горілка. Аперитив може бути одинарний або комбінований. Іноді до нього додають горішки, маслини, тартинки з солониною тощо.

Після того, як визначено склад учасників прийому та надіслані за­прошення, складається план розміщення гостей.

Аби кожен гість міг швидко знайти своє місце за столом, а також знав, хто буде його сусідом, при вході на невеличкому столі виставля­ється план розміщення. Крім того, у бенкетному залі (їдальні) кладеть­ся виготовлена з цупкого паперу картка із зазначенням імені та прі­звища запрошеного. Якщо запрошується особа високого рангу, то може вказуватися лише її посада. Іноді гостю вручається картка зі схемою розміщення столу чи його номером, на якій зазначається при­значене для нього місце.

Протокол вимагає урахування службового і суспільного статусу гостей. Порушення старшинства може бути сприйняте як свідоме на­несення образи не лише гостю, а й стороні, яку він представляє. Істо­рія знає чимало прикладів, коли причиною інцидентів було порушення правил розміщення гостей за столом. Відомі випадки, коли керівники делегацій, обурені тим, що їм відводилось менш почесне місце, ніж те, на яке вони розраховували, залишали прийом і повідомляли пресу про неповагу, яка була виявлена стосовно країни, яку вони представляють.

Складаючи план розміщення гостей за столом, необхідно дотриму­ватися таких правил. Почесним є місце напроти вхідних дверей, а як­що двері знаходяться збоку — на стороні столу, біля вікон. Почесні гості завжди займають місця посередині столу (маючи на увазі його довшу сторону).

На сніданку (обіді), на якому присутні тільки чоловіки, першим вважається місце справа від господаря.

Якщо на прийомі присутня господиня дому, то запрошуються дру­жини всіх гостей. У такому разі першим почесним вважається місце справа від неї, другим — справа від господаря. Якщо дружина госпо­даря відсутня або ж господар неодружений, він може посадити напро­ти себе одну із запрошених жінок (заздалегідь отримавши її згоду) або чоловіка найвищого рангу.

Між офіційними гостями можна розмістити інших гостей, врахо­вуючи відповідність їхніх посад.

Жінки і чоловіки розсаджуються поперемінно, причому чоловіки можуть сидіти один біля одного, а жінки — ні.

Розсаджуючи гостей, слід пам’ятати, що поряд мають сидіти люди, які симпатизують одне одному, отже, можуть між собою спілкуватися.

Менш почесними вважаються місця на торцях столу (за винятком тих випадків, коли господар один очолює стіл), тому саджати на ці мі­сця гостей, особливо жінок, не прийнято. Якщо ж виникають труднощі з розміщенням і є необхідність використати ці місця, їх можуть зайня­ти господар і господиня.

Якщо сніданок чи обід проводиться під час двосторонньої наради, можливе розміщення однієї делегації напроти іншої. При цьому голо­ви делегацій також сідають один напроти одного.

Якщо при розміщенні немає можливості комусь із подружжя нада­ти місце згідно з протоколом, господар мусить забезпечити належне за рангом місце хоча б дружині і вибачитися перед чоловіком. Чоловіки погодяться з розумним вибаченням, жінки — ніколи.

Якщо під час проведення заходу необхідна допомога перекладача, то він, відповідно до протоколу, займає місце зліва від особи, якій він необхідний.

Господиня прийому завжди сідає обличчям до дверей, через які за­ходять офіціанти, щоб вони весь час були в полі її зору.

Йдучи на прийом, перевірте, чи не забули ви своєї візитної картки. Обов’язково запам’ятайте ім’я того, хто влаштовує прийом, інакше ви ризикуєте потрапити в неприємну ситуацію.

Не прийнято приходити на прийом з розміщенням раніше призна­ченого часу, але якщо вже так сталося, слід зачекати десь поблизу. У будь-якому разі, якщо з вашої сторони присутня делегація, не можна приходити пізніше, ніж її керівник, не попередивши і не отримавши його згоди.

Пунктуальність цінувалася завжди. Ще Людовіку XVIII належить вираз «Точність — ввічливість королів і обов’язок добрих людей». То­чність є однією з тих якостей великих людей, наслідувати яку не є принизливим ні для кого. Точність — це ознака уваги до господаря і господині, які чекають на гостей у визначений час.

Запізнення вважається порушенням етикету і може бути сприйняте як образа. Чекають на того, хто запізнюється, не більше зазначеного часу, потім запрошують гостей до столу, щоб не склалося враження, що йому надається перевага. Гостю, який запізнився, подають ту саму страву, яка подається в цей час всім іншим гостям.

Першими до бенкетного залу (столу) входять господар і почесна гостя. Чоловіки підходять до жінок, які, згідно з планом розміщення, сидітимуть справа, подають їм руку і проходять услід за господарем. Завершують церемонію господиня і почесний гість.

Сидячи за столом гості слідкують за діями господарів і повторю­ють їх. Якщо господар бере блюдо зі стравою, так само й гість бере блюдо і пропонує його спочатку пані, яка сидить справа.

Під час обіду (сніданку) господарі повинні спрямовувати розмову, залучати до неї всіх присутніх гостей, сприяти тому, щоб вони спілку­валися між собою на теми, які цікавлять усіх. Якщо за столом запану­вала тиша, господар має відновити спільну розмову. Недарма францу­зи кажуть: «Мовчання віддаляє більше, ніж відстань». Недоліком організації бесіди часто є не відсутність спільної теми, а невміння знайти потрібну.

Починати бесіду за столом можна з розповіді про місто, країну, мистецтво, спорт, музику та на інші «легкі теми».

На прийомах з розміщенням прийнято обмінюватися тостами, які виголошуються не раніше ніж за 10-15 хвилин від початку прийому. На вечері, яка влаштовується безпосередньо після закінчення будь- якого заходу, можна обмінюватися тостами, промовами і побажаннями на самому початку прийому, оскільки всі перебувають під впливом тільки-но завершеної події.

Перше слово надається господарю, потім почесному гостю. Про­мова господаря зазвичай містить вітання на адресу почесного гостя, загальні положення, які стали приводом для зустрічі, побажання поче­сним гостям здоров’я та успіхів. У відповіді гостя має пролунати по­дяка за гостинність, висловлення задоволення взаємною зацікавленіс­тю переговорів, запевнення в дружніх почуттях та добрі побажання господарю.

Ініціатива залишення прийому належить головному гостю. Після того, як він попрощався з господарями і присутніми на прийомі, пос­тупово розходиться решта гостей. При цьому необхідно подякувати господарям за приємно проведений час і смачні страви.

Щоб не порушувати встановлений порядок проведення прийомів і через незнання не образити як приймаючу сторону, так і гостей, необ­хідно знати особливості різних видів прийомів і правила їх проведення.

2.